在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司通过引入合思财务数字化解决方案，在会议差旅管理等方面取得了显著成效。员工报销周期从原本的4周大幅缩减至1周以内，效率提升高达300%，会计工作量大幅降低，人员成本节约约50%。同时，多系统集成实现了数据互通，操作体验全面革新，财务数据能够实时共享，业务流程也实现了自动化。接下来，让我们深入了解这个成功案例的详细情况。
动力源：行业先锋遭遇管理困境
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，动力源在行业内有着举足轻重的地位。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，随着企业的发展，这些系统逐渐暴露出诸多问题。在会议差旅管理方面，整体流程复杂，系统之间存在较高的壁垒，与预期的转型效果差距较大。多系统操作体验差，员工在提交申请单时需要在各系统间频繁切换，浪费了大量时间和精力。财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重也只能通过手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免。此外，系统割裂使得数据分散，信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地，会议差旅管理效率低下。
合思方案：精准破局会议差旅难题
为了解决动力源在会议差旅管理等方面面临的问题，合思提供了一套全面的解决方案。
首先，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为会议差旅管理提供了准确的数据支持。
其次，合思采用了无需报销模式。在会议差旅场景中，业务人员因公消费免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这种模式大大简化了报销流程，提高了会议差旅管理的效率。
此外，合思系统连接能力强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在会议差旅管理中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
显著成效：会议差旅管理全面升级
合思解决方案的实施，为动力源的会议差旅管理带来了显著的成效。
在员工体验方面，员工报销周期大幅缩短。原本需要4周才能完成的报销流程，现在缩减至1周以内，效率提升了300%。员工申请单信息自动赋值，在会议差旅过程中可以聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，员工的使用体验得到了极大提升。
在财务工作方面，会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，进一步提升了会议差旅管理的质量。
在企业管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看会议差旅相关的财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现会议差旅管理中存在的问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
高度认可：动力源的真实反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思解决方案给予了高度评价。他表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，尤其是在会议差旅管理方面，合思方案为我们带来了极大的便利和提升。”
未来展望：携手共创会议差旅管理新辉煌
未来，北京动力源科技股份有限公司与合思将继续深化合作。双方将结合动力源的业态和组织变化，进一步拓展敏捷、丰富的无需报销应用场景，以更好地配合企业全球化业务。在会议差旅管理方面，双方将共同努力，进一步提升企业的财务数字化水平和运营效率，为企业的发展提供更有力的支持。
如果您的企业也面临着会议差旅管理及财务数字化转型的挑战，不妨借鉴北京动力源科技股份有限公司的成功经验，选择合思。合思的财务数字化解决方案将助力您的企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的解决方案，开启企业会议差旅管理和财务数字化转型的新篇章。
