会计文件数字化：解锁企业商旅费控新密码

疫情退潮后的2023年，企业商旅消费及费控市场犹如一片波澜壮阔的海洋，涌动着无数的变化。飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅业务，在1 – 7月份迎来了“井喷式”增长。订单量的爆发式增长背后，机票、交通工具租赁、酒店住宿价格纷纷上扬，尽管交易总量尚未达到疫情前2019年的峰值，但商务消费价格和成本的上升，让企业在业务拓展和成本控制之间陷入了艰难的抉择，降本增效的压力如同一座无形的大山，沉甸甸地压在企业的肩头。

然而，值得欣慰的是，绝大多数企业并未选择“躺平”，而是积极地在茫茫商海中探寻更多降本增效的工具和方法。在这个数字化浪潮汹涌澎湃的时代，数字化手段成为了企业的必然选择，会计文件数字化也在其中扮演着至关重要的角色。

市场形势：差旅消费的蓬勃画卷

2023年1 – 7月，企业差旅消费市场展现出了一幅生机勃勃的画卷。从交易数据来看，差旅消费总体金额同比增加220.11%，环比上涨95.49%；交易单量同比增加160.40%，环比上涨61.36%。消费金额涨幅高于消费单量涨幅，这意味着单次消费金额显著增加。

从行业视角出发，各行业消费金额同比增速居高不下。制造业表现尤为突出，消费金额同比增长397.22%，耐用品、金融、服务行业的增幅也均在270%以上。

业务线方面，飞机、酒店、火车、用车、用餐等业务消费金额同比增速均在160%以上。其中，机票、火车增速更是在260%以上，长途商旅的增长态势更为明显。疫情结束后，到店用餐消费金额也实现了2倍的增长。

区域视角下，13个省、自治区、直辖市的消费金额同比增速均在200%以上，环比增长普遍超过90%。长三角、珠三角、京津地区的消费总额更高，成为差旅消费的热点区域。会计文件数字化可以更好地记录和分析这些不同区域、行业和业务线的消费数据，为企业提供精准的决策依据。

痛点分析：企业前行的荆棘之路

在当前的市场形势下，企业在成本、效率、管控等方面面临着诸多痛点。

成本方面，自2023年初疫情退潮后，企业人均商务消费金额快速升高，并持续稳定在高位。2023年前7个月环比上涨50%以上，商务消费超标订单量同比和环比都明显高于消费订单量，企业超标现象严重，成本控制风险凸显。会计文件数字化有助于企业更清晰地掌握成本支出情况，及时发现并解决成本超标问题。

效率方面，费用管控场景中效率问题成为企业的最大痛点。“发票、单据太多，人工处理太耗时”的反馈占比最高，达32.49%；“缺少自动控制系统，人工校验效率低”的反馈占比22.02%，两者合计达54.51%。很多企业员工出差仍主要自行订购，缺乏统一开票、结算模式，导致相关痛点普遍存在。会计文件数字化可以实现发票和单据的电子化处理，大大提高工作效率。

管控方面，在控制、分析、决策等综合管控层面痛点突出。24.91%的企业反馈“事前管控不足，以事后报销控制为主”，19.86%的企业反馈“哪些该花哪些不该花，不好判断”。在费用分析层面，企业普遍面临数据整合难、口径不统一、缺乏有效工具等痛点。从业务场景订单超标数据看，2023年1 – 7月随着订单量暴增，超标的机票、酒店订单同比均有大幅增长，企业在超标管控层面压力极大；从商务消费发票数据来看，发票在合规风险层面的同环比增幅均明显高于发票张数，企业在发票层面的合规性风险愈加突出。会计文件数字化能够为企业提供更全面、准确的管控数据，提升管控水平。

解决方案整体策略概述：数字化与智能化的领航之光

面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策强驱动的长期趋势，通过数字技术来优化内部流程、提高自动化和智能化作业占比，并通过数据挖掘提供赋能，成为大多数企业的共同选择。会计文件数字化是数字技术在企业费控领域的重要应用，它可以将企业的各类会计文件以数字化的形式进行存储、管理和分析，为企业的决策提供有力支持。

构建适合企业自身的线上聚合消费平台、费控系统、电子档案系统、智能数据分析平台等，是切实可行的降本增效、可持续发展路径。这些系统相互协作，能够实现企业商旅消费和费控的全流程数字化管理。

增加员工参与度也是企业降本增效、提升流程效率的关键影响因素。员工参与广度、深度直接影响降本增效、运营效率的结果。通过数字化平台，员工可以更方便地参与到费用管理中来，提高工作积极性和效率。

核心模块：会计文件数字化的强大支撑

• 预算管控模块
  2023年7月，有42.75%的企业对商务消费事前申请单进行了预算管控，26.63%的企业在合思平台下单机票、酒店、火车商务消费时进行了预算实占，另有34.63%的企业在报销环节实施了预算控制或实占。预算管控模块通过会计文件数字化，能够实时监控企业的预算执行情况，及时提醒企业进行调整，确保企业的费用支出在预算范围内。

• 消费标准自动控制模块
  2023年1 – 7月在合思平台进行差旅消费订购的企业中，98.24%的企业开启了消费标准自动控制功能。这表明绝大多数企业对差旅消费标准有严格要求，并积极通过系统实现自动化管控。会计文件数字化可以为消费标准自动控制模块提供准确的消费数据，确保系统能够精准地进行控制。

• 合思商城“合力省”模块
  企业将员工消费低于差旅标准而节省的一部分金额，奖励给员工。这一模式在降低企业商务消费成本的同时，为企业员工争取了更多福利。2023年7月单月机票、酒店业务满足BBC奖励的订单量超4万单，员工下单时低于相关差旅标准节省的总金额、以及由此奖励给企业员工的优惠券金额分别达到213.8万和73.7万。会计文件数字化可以清晰地记录每一笔节省金额和奖励发放情况，确保整个流程的透明和公正。

• 流程自动化模块
  通过工作流的可视化计算规则配置，企业可以自由定义不同差旅场景下补贴计算规则；通过工作流的可视化活动编排，自定义差旅补贴计算的时点、条件，并可设置补贴申请单是否直接送审。实现员工出差结束后补贴自动计算、补贴报销单生成并送审、补贴审核、补贴发放等流程。会计文件数字化使得这些流程能够更加高效、准确地执行，减少人工干预，提高工作效率。

竞争优势：合思的独特魅力

合思拥有广泛连接的生态，能为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。会计文件数字化在这个生态系统中发挥着核心作用，它将各个服务环节紧密连接起来，实现数据的共享和流通。

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够更好地为客户提供本地化服务，及时响应客户的需求。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具备强大的技术研发和服务保障能力。其平台沉淀了6000多家企业数据，能够基于这些数据进行深度分析，为企业提供更精准的解决方案和决策支持。会计文件数字化所产生的数据是这些分析的重要基础，能够为企业的发展提供有力的保障。

成功案例：会计文件数字化的实践硕果

• L4级无需报销上市公司案例
  该企业使用合思费控、合思商城、ERP互联、银企直连等产品，解决了员工报销流程漫长体验感不佳、低价值工作占据财务大量时间、老板无法实时掌握业务数据等痛点。通过会计文件数字化，企业实现了员工报销效率提升300%、财务人力成本降低50%的显著成效。

• 连锁经营上市公司案例
  该企业通过合思商城与某TMC实现1 + 1>2的智慧商旅模式，解决了企业员工满意度低、财务核算费时费力、管理难度提升等问题。借助会计文件数字化，企业实现了财务部投诉率降低80%、员工满意度100%的良好效果。

• 消费即省钱案例
  某企业通过合思商城“合力省”模式，在员工满意度提高的情况下，实现了酒店单晚房费单价平均降低37.8元、月酒店GMV环比下降8.7%、超标订单数降低32%的降本目标。会计文件数字化为企业的成本控制提供了有力的支持，使得企业能够清晰地看到每一笔费用的节省情况。

• 流程自动化案例
  某企业通过合思自动化流程引擎实现差旅补贴自动化，员工报销满意度提升78%、差旅补贴手工报销减少92%、会计审核时间节省71%。会计文件数字化让整个流程更加顺畅，提高了企业的工作效率和员工满意度。

服务体系：贴心保障企业前行

合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供及时、高效的本地化服务。无论是企业在本地还是外地遇到问题，都能够得到及时的响应和解决。

合思拥有专业的研发团队，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质的解决方案。会计文件数字化作为企业费控的重要组成部分，也在不断地进行优化和升级，以满足企业日益增长的需求。

合思提供免费在线体验服务，让客户能够提前感受产品的功能和优势。客户可以在体验过程中深入了解会计文件数字化所带来的便利和价值。

合思提供400 – 999 – 8293服务热线和在线咨询服务，及时响应客户的需求和问题。无论是技术问题还是业务咨询，客户都能够得到专业的解答和帮助。

在当前复杂多变的市场环境下，降本增效是企业经营永恒的命题。企业需要通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，才能提高组织内各职能的活力和免疫力，实现降本增效并持续创造商业价值。会计文件数字化作为数字化技术的重要应用，将在企业的发展中发挥越来越重要的作用。

随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。智能型技术驱动的数字化服务会让企业变得更加敏捷、强健。

合思凭借其全方位的财务数智化服务、强大的技术研发和服务保障能力、丰富的成功案例等优势，能够为企业提供专业、高效的解决方案，帮助企业应对当前市场形势下的挑战，实现可持续发展。如果您想感受会计文件数字化带来的变革，不妨免费试用合思的解决方案，开启企业数字化转型之旅，提升企业的竞争力和经营效益。