在企业数字化转型的浪潮中，财务数字化已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在财务数字化的征程中，与合思携手，书写了一段差旅管理最佳实践的佳话。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型的道路上，也曾面临诸多难题。
动力源：业务背景下的财务痛点
动力源自2011年开启财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸，与预期的数字化转型效果差距较大。
多系统操作体验差是动力源面临的一大难题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，如同在迷宫中寻找出路，不仅浪费时间，还容易出错。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，也让动力源的财务管理陷入困境。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐不堪。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。在这样的背景下，动力源急需一个高效、智能的财务解决方案，来解决这些困扰已久的问题。差旅管理最佳实践成为了动力源迫切寻求的方向。
合思方案：开启财务数字化新征程
合思深入了解动力源的业务背景和痛点后，为其量身定制了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，让数据能够在不同系统间自由流动，为财务管理提供了有力的支持。
合思推出的“无需报销”模式，更是为动力源的员工带来了极大的便利。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，实现了消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作，大大提高了财务处理的效率，降低了人为错误的风险。
合思费控系统具有强大的连接能力。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。差旅管理最佳实践在合思的解决方案中得到了充分体现。
项目实施：携手共进攻克难关
合思团队与动力源紧密合作，在双方高层领导的高度重视下，项目组成员齐心协力，共同推进项目的实施。整个项目历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。
在项目实施过程中，项目经理周晓培面临着巨大的挑战。在疫情影响的大环境下，他始终坚守在项目现场，与动力源的关键用户朝夕相处。他们一起克服了项目中遇到的重重困难，无论是系统对接的技术难题，还是业务流程的优化调整，都在双方的共同努力下得到了解决。正是这种紧密的合作和坚持不懈的精神，确保了项目的顺利推进，为差旅管理最佳实践的实现奠定了坚实的基础。
成果展现：降本增效显著提升
合思为动力源提供的解决方案取得了显著的成果。
多系统集成让数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款，减少了资金压力，同时也提高了工作的积极性。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量的时间在发票校验真伪、认证、审计等基础工作上，而是可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时，可以通过多渠道同屏比对，选择最优惠的消费方式，并且全场景无需垫资，让员工的差旅出行更加轻松愉快。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员的工作效率得到了极大提高，基础工作压力明显降低。差旅管理最佳实践在动力源得到了完美的验证。
动力源评价：合作开启美好未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思的认可和信任，也为双方未来的合作奠定了良好的基础。
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