在教育行业蓬勃发展的今天，海亮教育科技服务集团宛如一颗璀璨的明星。它作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，不仅是国内教育服务提供商的引领者，更怀揣着成为全球优质教育服务引领者的宏伟愿景。然而，在企业的运营过程中，即使是这样优秀的集团，也在财务档案管理方面遭遇了诸多难题。幸运的是，合思为其提供了一套行之有效的解决方案，帮助海亮教育科技服务集团成功摆脱困境。
业务迷雾：海亮教育的档案管理痛点
海亮教育科技服务集团业务广泛，涉及众多领域。在财务管理方面，企业拥有多个业务和财务系统，但这些系统相互独立，宛如一座座孤岛，数据无法互通。这就导致结构化数据的提取变得异常困难，财务人员在进行报销明细查询时，犹如在茫茫大海中寻找一颗针，耗费大量的时间和精力。
电子发票的管理也是一大难题。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还浪费了大量的纸张。企业的实物档案资料更是占据了大量的物理空间，为了管理这些档案，不得不设立专人负责，增加了人力成本。而且，实物档案容易损坏，一旦出现问题，企业将面临较大的风险。
在档案录入方面，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，财务人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。此外，企业无法最大化发挥档案的价值。实物凭证明与业务分散，无法进行智能搜索，准确查找档案变得十分困难。档案查阅不留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用效率低下。当财务人员需要进行报销明细查询时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的档案中寻找相关信息。
智慧良方：合思的解决方案
合思针对海亮教育科技服务集团的这些痛点，制定了一套全面的解决方案。在档案数据来源方面，合思采用了先进的技术，包括电子档案和实物档案数字化副本。通过 OCR 技术，合思能够自动识别和整理各类文档信息，将电子档案进行有效的管理。同时，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，形成实物档案数字化副本，方便存储和查询。当财务人员进行报销明细查询时，可以通过系统快速定位到相关的档案信息。
合思的会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部和外部的各类档案。内部档案包括各种内部报告、合同等，外部档案涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。合思的系统能够对这些档案进行全面的管理，确保信息的完整性和准确性。
自动归档是合思解决方案的一大亮点。根据预设规则，合思的系统能够对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。财务人员无需手动进行档案分类和整理，系统会自动完成这些工作，大大提高了工作效率。当进行报销明细查询时，系统可以根据预设的分类规则快速找到相关的报销档案。
为了方便员工操作，合思提供了自助 OA 在线平台。员工可以在这个平台上方便地提交申请并进行审批流程。同时，该平台集成了金蝶 EAS 财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。合思还对原有的纸质档案进行数字化处理，以便于保存和使用。员工在提交报销申请后，可以通过平台随时进行报销明细查询，了解报销的进度和状态。
稳健征程：方案实施步骤
合思按照制定的档案数据来源收集、会计类档案管理、自动归档等方案进行逐步实施。在实施过程中，合思的专业团队对海亮教育的各类档案数据进行了整合。他们首先对企业的现有档案进行了全面的梳理，确定了档案的分类标准和管理流程。然后，通过先进的技术手段，将电子档案和实物档案数字化副本进行了有效的整合，建立了一个统一的档案管理系统。
在系统建设过程中，合思的团队对系统进行了多次测试和优化，确保系统的稳定性和可靠性。同时，他们还为海亮教育的员工提供了培训，帮助员工熟悉系统的操作流程。在实施的每一个阶段，合思都与海亮教育保持密切的沟通，及时解决出现的问题。通过按部就班的实施，合思成功地将方案落地，为海亮教育的财务档案管理带来了新的变革。当员工进行报销明细查询时，能够更加顺畅地使用系统，获取准确的信息。
显著成效：转型带来的成果与效益
合思的解决方案为海亮教育科技服务集团带来了显著的成果与效益。在档案整理匹配效率方面，提升了 90%。财务人员不再需要花费大量的时间在档案的整理和匹配上，能够更加高效地完成工作。当进行报销明细查询时，系统可以快速准确地找到相关的报销信息，大大节省了时间。
存储空间减少了 72%。通过将实物档案数字化，海亮教育不再需要大量的物理空间来存储档案，节省了办公空间。每年纸张打印成本节约了 3 万元。电子发票的管理和使用减少了纸张的浪费，降低了企业的成本。财务人力减少了 3 人。自动化的档案管理流程减少了人工操作，提高了工作效率，使得企业可以减少财务人员的数量，降低人力成本。
高度赞誉：客户的积极评价
海亮教育科技服务集团通过合思的解决方案，在提高工作效率的同时实现了成本的显著降低。集团对合思的服务和方案表示高度认可，认为合思的解决方案有效解决了档案管理难题，助力企业实现了财务数字化转型。海亮教育的财务负责人表示，合思的系统让报销明细查询变得更加便捷高效，员工可以随时了解自己的报销情况，企业的财务管理也更加规范和透明。
诚挚邀约：开启财务数智化之旅
合思作为领先的财务数智化服务提供商，已经帮助众多企业如好想你、云海肴等实现了降本增效、合规经营。如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨考虑选择合思。无论是繁琐的报销明细查询，还是复杂的档案管理工作，合思都能为您提供专业的解决方案。
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