在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理也面临着前所未有的变革与挑战。财务数字化工具的应用，成为企业提升管理效率、降低成本、增强合规性的关键。今天，我们就以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，为大家推荐一款优秀的财务数字化工具——合思档案管理解决方案。
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，已然成为国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务翘楚。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。在全球范围内，超4000家高端品牌专卖店星罗棋布，海内外5大专业生产基地有序运转，旗下92家归档主体协同作业，企业员工规模达6000多人。如此庞大的企业体量，每年产生的各类财务档案数量惊人：年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量达177744张，年发票量也有123247张。然而，随着业务的不断拓展，金牌橱柜在档案管理方面的需求日益凸显，传统的档案管理方式已难以满足企业发展的需要。
档案管理困局：传统模式掣肘前行
- 数据散落：信息孤岛阻碍发展
在整理环节，金牌橱柜的会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。这些档案数据难以整合利用，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费大量的人力和时间。这种低效的操作方式，不仅增加了工作负担，还容易出现错误，影响档案管理的准确性和及时性。 - 流程繁琐：保管与存储难题重重
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个环节和部门，流程繁琐，容易出现档案丢失或损坏的情况。在存储环节，公司采用独立档案室管理纸质档案，这不仅需要占用大量的存储空间，还增加了存储成本。据预估，每年的装订配耗时达66天，档案查找耗时达30天，打印成本高达180000元，存储空间成本为90000元，打印成本为100000元。这些高昂的成本，成为企业发展的沉重负担。 - 利用低效：手工翻查耗时费力
在管理利用方面，金牌橱柜主要采用纸质档案管理方式，每年提供实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率低下。这种传统的管理方式，无法满足企业快速发展的需求，也难以适应数字化时代的要求。
合思方案：科技赋能破局之道
- 统一存储：打破数据壁垒
合思为金牌橱柜提供的档案管理解决方案，首先从统一存储入手。通过打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这一举措，使得企业的档案数据不再分散，而是形成一个有机的整体，方便企业进行集中管理和利用。 - 证据链搭建：业财一体双向穿透
合思解决方案注重会计资料之间关系的搭建，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，企业可以更加清晰地了解业务与财务之间的关系，提高财务管理的透明度和准确性。同时，也为企业的决策提供了更加有力的支持。 - 一站式查阅：高效便捷的数据共享
合思方案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现数据共享，一站式查阅。工作人员只需通过系统，即可快速、准确地查找所需的档案信息，大大提高了查阅效率。这种便捷的查阅方式，不仅节省了时间和精力，还提高了工作效率。 - 银行回单无纸化：降本增效新举措
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，是合思方案的又一亮点。通过这种方式，企业可以减少纸质回单的打印和存储，降低成本，同时也提高了数据的安全性和准确性。这一举措，不仅符合环保理念，也为企业的可持续发展提供了有力支持。
显著成效：数字化转型硕果累累
- 时间成本大幅降低
金牌橱柜应用合思方案后，取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。 - 总体成本有效节省
通过实施合思方案，金牌橱柜预估节省总体成本30万+/年。这一成果的取得，得益于方案在统一存储、无纸化管理等方面的优势，有效降低了企业的打印成本、存储成本和人工成本。 - 档案合规性全面提升
在档案合规性方面，合思方案确保了金牌橱柜的档案管理达到100%的合规标准。通过统一标准、规范流程，企业的档案管理更加严谨、规范，有效避免了因档案管理不善而带来的风险。
合思：值得信赖的财务数字化伙伴
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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