在当今数字化浪潮的席卷下，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题有望得到全面解决。然而，企业在档案管理方面仍然面临着诸多挑战，纸质档案管理的痛点愈发凸显。
传统纸质档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，工作人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免，一旦重要档案丢失，可能会给企业带来严重的损失。而且，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找档案如同大海捞针，需要耗费大量的时间和人力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，极大地影响了工作效率。
除了管理效率低下，纸质档案管理的成本也让企业不堪重负。COMMUNE 幻师每年在档案耗材、打印、存储等方面的成本高达 53323 元，这还不包括人力成本。与此同时，企业对于电子会计凭证文件却无法进行有效的管理，导致大量的电子数据分散、混乱，难以发挥其应有的价值。
更为关键的是，纸质档案管理办法已经无法满足现代企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因为电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，面临着合规性隐患。档案归档规范由人工控制，缺乏系统化的控制，容易出现人为错误和漏洞，给企业带来潜在的风险。
在这样的背景下，企业急需一种高效、智能、合规的档案管理解决方案。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到了企业的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的纸质档案数字化转型提供了有力的支持。
合思档案：一站式解决企业档案管理难题
合思档案以其强大的功能和全面的解决方案，为企业提供了一站式的档案管理服务。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案的自动归档功能，就像是一位不知疲倦的智能助手，能够根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。海亮教育科技服务集团通过使用合思档案的自动归档功能，大大提升了档案整理匹配效率，让繁琐的档案管理工作变得轻松高效。
此外，合思档案还具有强大的系统对接能力。它可以对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，连接 NCC、U9、OA、CBS 等系统，降低了企业的开发成本。高新兴科技集团通过合思档案的这一功能，实现了档案数据的有效采集，解决了数据分散、难以整合的问题。
核心功能优势：打造高效档案管理新体验
合思档案具有众多核心功能和优势，能够为企业打造高效的档案管理新体验。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，真正做到了电子会计档案全生命周期管理。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，大文件自动切割·数电票自动化解析，能够高效准确地采集各类档案数据。无论是外部生态的 OCR 识别、RPA 技术，还是内部系统的 EAI 插件、API 接口，都能与合思档案无缝对接，确保数据的快速、准确采集。
档案制档时，合思档案智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证了档案的规范性和准确性。它就像是一位严谨的档案专家，对每一份档案都进行严格的审核和把关，确保档案符合企业的管理要求和法规标准。
在档案利用方面，合思档案具备多维检索·一站式预览、在线借阅·异构系统联查、实物混序归档·可视化盘点档案数据等优势，让档案利用更加便捷高效。企业员工可以通过合思档案平台，快速准确地查找所需档案，实现实时调阅和在线借阅，大大提高了工作效率。
多行业应用案例：见证合思档案卓越成效
合思档案在不同行业都有着广泛的应用，并且取得了显著的成效。在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。这一数据充分证明了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的强大能力。
餐饮行业的 COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。合思档案的应用，让 COMMUNE 幻师实现了低碳运营和高效管理，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，84%的档案匹配耗时减少，80%的档案查询耗时减少，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。合思档案帮助金牌橱柜家居科技股份有限公司提升了档案管理的效率和合规性，为企业的发展提供了有力的保障。
数字阅读行业的帆书借助合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高了 50%，总节约成本 500 万/年。合思档案的应用，让帆书在数字化转型的道路上迈出了坚实的一步，提升了企业的核心竞争力。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和支持。“未来财务用合思 让有限更有效”，合思档案正以其卓越的性能和优质的服务，帮助企业更好地管理财务档案，提升企业效益。
如果您的企业也正在为纸质档案管理的难题而烦恼，不妨尝试使用合思档案。现在，您可以通过拨打 400 – 105 – 6505 电话或者访问 www.hosecloud.com 网址，进一步了解合思档案，并享受免费试用的机会，开启企业纸质档案数字化转型的新篇章。
