在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务和业务管理面临着诸多挑战。而合思的解决方案，正如同一场及时雨，为众多企业带来了新的生机。接下来，我们将通过几个典型的差旅管理数字化案例，深入了解合思是如何帮助企业解决难题、提升效率的。
经典零食品牌的差旅管理困境突围
有这样一家畅销30余年的国民经典零食品牌，其年单据量高达2.6亿。它拥有覆盖全国的销售版图，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。在这样庞大的业务体系下，管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效。差旅管理方面，差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求极高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账不仅难以释放财务价值，还使得事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找极易出错，造成了高额的人力物力浪费。
合思定制解决方案
合思为该零食品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，涵盖了差旅申请、业务审批、合思商城订购、TMC订购等功能；财务核算、记账环节，有对账结算中心、线上统一开票、自动拆分结算、自动记账等服务；档案管理环节则实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档等功能。
方案实施步骤
员工通过合思商城进行差旅消费，合思商城对账单和TMC对账单进行对账结算。财务通过线上统一开票、自动拆分结算、自动记账等方式进行核算。档案管理实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档等。
显著成果效益
该零食品牌通过合思的解决方案，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财实现有机连接，电子会计档案全流程达到合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程，大幅降低了成本。凭证上下游单据呈现树状结构，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。从这些显著成果可以推测，企业对合思解决方案十分满意，认为其有效解决了企业的财务和业务管理难题。
数字阅读品牌的财务数字化转型之路
某知名头部数字阅读品牌，在业务快速发展的过程中，财务数字化管理相对滞后。数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效极低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。而且票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。
合思助力转型方案
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力该数字阅读品牌完成业财平台建设，保证财务准确性，使审计能够顺利通过，符合上市要求。同时提升了财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计达到T + 5。
实施转型步骤
在合思的帮助下，该品牌构建业财平台，优化财务流程，提高财务处理的准确性和及时性，逐步实现财务数字化转型。
转型成果效益
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。档案整理效率得到提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在先进性方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。从这些成效可以合理推测，企业认可该方案对企业财务数字化转型的推动作用。
教育服务品牌的会计档案管理变革
世界500强旗下教育服务品牌，企业业务和财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印/查重/验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。
合思档案管理方案
该教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口数40种 + ，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。实现自动归档，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理等。
方案实施过程
利用合思的电子化会计档案管理方案，对各类档案数据进行采集、传输和归档，通过智能组单、四性检测等功能，实现档案的高效管理。
变革成果效益
该教育服务品牌加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。该品牌财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，说明企业对合思的电子化会计档案管理方案效果满意，对未来的数字化转型充满信心。
合思邀您开启数字化之旅
通过以上这些差旅管理数字化案例可以看出，合思的解决方案能够有效解决企业在财务和业务管理方面的诸多难题，为企业带来显著的效益提升。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。它还具有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。并且有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。如果您的企业也面临着类似的管理难题，不妨来免费试用合思的解决方案，开启企业数字化转型的新篇章。
