合思解决方案：助力企业实现文件自动归档与财务数字化转型

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。众多企业在发展过程中面临着各种财务难题，而合思的解决方案正为这些企业带来了新的转机。下面，我们将通过几个不同行业的企业案例，来深入了解合思解决方案的魅力。

零食巨头困境待解

某畅销30余年的国民经典零食品牌，在市场上拥有广泛的影响力。其年单据量高达2.6亿，覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行。然而，这样庞大的业务规模也带来了诸多问题。

管理流程方面，跨多个系统的操作繁杂且低效，差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel二次整理，人工记账难以释放财务价值。差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。

业务覆盖企业的难题

某主营业务建设覆盖面极广的企业，日均处理3500 + 订单。该企业出差频繁，员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。财务人员深陷低价值复核工作，均由手工录入、审批和记账，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研，仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统存在无法融合发票验真能力等问题。

数字阅读品牌的痛点

某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张。数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。

教育服务品牌的挑战

某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立，数据不互通。结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

合思方案精准出击

零食品牌的专属之道

针对国民经典零食品牌，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，从差旅申请开始，经过业务审批，员工可以在合思商城订购或TMC订购，随后会有合思商城对账单和TMC对账单。财务核算、记账方面，通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。档案管理方面，合思环节为L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案，实现了文件自动归档，大大提高了档案管理效率。

业务覆盖企业的新体验

为业务覆盖面广的企业，合思打造了无需报销的“消费入账归档”解决方案。该方案打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。在这个过程中，文件自动归档功能让财务档案管理更加高效有序，提升了整体工作效率。

数字阅读品牌的转型助力

合思为数字阅读品牌提供的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。保障了财务准确性和及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。该方案实现了文件自动归档，帮助企业建立了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。

教育服务品牌的档案革新

合思为教育服务品牌提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口数40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式。具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等，涵盖会计类档案管理范围广泛，实现了文件自动归档，让财务档案更加“轻量”。

方案实施稳步推进

合思为各企业提供贴合需求的解决方案，并逐步推进方案落地实施。在实施过程中，不断与企业沟通调整。以国民经典零食品牌为例，先搭建合思商城等平台，再逐步引导员工使用新的消费和报销流程，最后完善档案管理等环节。在这个过程中，文件自动归档功能也随着方案的推进逐步发挥作用，确保了财务档案管理的高效和准确。

显著成果效益彰显

零食品牌节约增效

国民经典零食品牌在采用合思解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，文件自动归档功能功不可没。

业务覆盖企业降本增效

业务覆盖面广的企业通过“无需报销”模式，提高了业财协同效率。员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，文件自动归档为这一系列成果提供了有力支持。

数字阅读品牌全面提升

数字阅读品牌在合思方案的帮助下，在增效、降本、合规等方面都取得了良好效果。增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。减少手工记账、人工整理档案的人力成本。减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，文件自动归档贯穿其中，是实现这些成果的关键因素。

教育服务品牌数字化飞跃

教育服务品牌加速了企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，文件自动归档为企业的数字化转型提供了坚实保障。

客户认可高度评价

国民经典零食品牌对合思的解决方案高度认可，认为其有效解决了公司在财务和档案管理方面的难题，提升了工作效率，降低了成本，文件自动归档功能更是极大地优化了档案管理流程。业务覆盖面广的企业表示与合思合作后，报销流程得到极大简化，业财协同效率显著提高，管理层能够更好地管控成本和做出决策，文件自动归档让财务工作更加高效有序。数字阅读品牌反馈合思的方案帮助公司实现了财务全流程数字化闭环，在增效、降本、合规等方面都取得了良好效果，符合公司的发展需求，文件自动归档是实现这些效果的重要支撑。教育服务品牌的财务相关负责人对合思全生命周期的电子化会计档案管理方案非常满意，看到了财务数据自动化率的大幅提升和管理效能的显著提高，对未来实现更高的自动化率充满信心，文件自动归档为企业的财务数字化转型奠定了坚实基础。

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