合思档案：破解企业财务档案管理难题，开启数字化转型新篇章

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在各行各业扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一趋势给企业的财务档案管理带来了新的挑战，也对企业的信息化建设提出了更高的要求。

在收票环节，一系列政策如2016年1月1日施行的《会计档案管理办法》，明确肯定了电子发票和电子凭证的法律效力。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。然而，在纸电混合的时代，企业在财务档案管理上却面临着诸多痛点。

企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大而烦恼，而且这些纸质档案的数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则不得不花费大量时间手动整理档案数据，工作枯燥乏味，效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，体验不佳。

企业不仅要承担高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜等存储空间的费用；还要面对高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用等问题。同时，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案可能因不可抗力而损坏。

即便企业在推行数字化过程中，通过多种系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，这严重影响了财务档案管理的合规性和企业的全面数字化进程。在进行财务成本分析时，这些痛点所带来的成本增加是不容忽视的。

面对企业在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案提供了一套全面而有效的解决方案。

全角色覆盖解决方案：满足不同需求

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过数字化手段，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，同时节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在进行财务成本分析时，这些优势能够清晰地体现出对企业成本的降低和效益的提升。

对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

在外部审计场景中，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

强大功能模块：打造高效管理体系

合思档案拥有多个强大的功能模块，为企业财务档案管理提供了全方位的支持。
多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在财务成本分析中，这种高效的数据采集方式能够节省大量的时间和人力成本。

智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段映射，让查询更便捷、分析更直接。具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

档案管理在权限管理上支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义分类、字段维护等，灵活拓展框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。

档案应用可实现多维检索，满足多场景查询需求，支持按多种维度和方式检索。能一站式预览，穿透联查，搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控和线下实物的高度关联管理。

核心亮点凸显：合规降本增效

合思档案具有多个核心亮点，在财务成本分析中展现出显著的优势。
合规性方面，合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足从部门规章到国家法律对电子档案法律效力的肯定，以及相关政策对电子会计档案全生命周期管理闭环的要求。

降本增效是合思档案的一大特色，它能显著节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，彻底告别传统手工归档，更有效地“收紧钱袋子”。在财务成本分析中，这些数据直观地体现了合思档案对企业成本的降低作用。

让数据“活起来”，通过电子会计档案管理补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，真正利用档案数据，实现数据价值。

实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

典型场景应用：彰显实用价值

合思档案在不同典型场景下都有出色的应用表现。
在企业日常的报销业务场景中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联规则梳理和组装，保障财务合规，如检测涉及资金类业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等。在进行财务成本分析时，这种合规性保障能够避免因财务违规带来的潜在成本增加。

对于企业的数电票管理场景，合思档案提供多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证的全流程闭环管理。

在实物档案管理场景，处于“纸电混合”阶段时，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现创新管理和便捷利用，如支持集团共享、批量作业，实时监控实物档案归档进度。

在企业进行外部审计场景，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，审计人员可通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能高效开展审计工作，财务无需与审计重复沟通补充资料。

成功案例见证：实力有目共睹

众多企业已经通过使用合思档案获得了显著的效益提升。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，如数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次、单据与单据关联次数达800亿次。在财务成本分析中，这些数据清晰地展示了合思档案对企业成本的优化效果。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等。合思档案的单套制管理方案统一储存数据，搭建业务证据链，实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位与差异化优势：独具特色

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有强大的规则匹配能力，可实现100%自动归档，最大程度减少人工介入。符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的需求，及时应对变化。

合思档案还提供多种特色解决方案，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案从财务视角检测档案证据链完整性，保障财务合规；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求；数电票解决方案实现数电票全流程闭环管理；实物备查解决方案实现实物档案全流程管理定位。

合思档案为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，能显著降本增效，提升数据利用价值，实现资源重组，助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。在进行财务成本分析时，合思档案的优势显而易见。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断迭代升级，更好地适应企业需求，为企业提供更优质的服务，在企业数字化建设中发挥更重要的作用。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育等都已选择合思档案，取得了良好的管理成效。

企业应抓住机遇，选择合思档案，开启高效、合规的电子会计档案管理之旅，实现降本增效和数字化转型的目标。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您想深入了解合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，亲身体验它为企业带来的改变。