云端发票管理：合思档案解决方案引领企业财务档案管理新变革

在纸电混合时代，企业的财务档案管理犹如置身迷雾之中，面临着重重挑战。企业高管们常常为纸质档案管理成本居高不下、占地空间庞大且档案数据难以分析利用而忧心忡忡。巨大的管理成本和存储空间需求，让企业的资源在无形中大量消耗，而缺乏汇总整理的档案数据，更是如同沉睡的宝藏，难以挖掘出真正的价值。

财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来。繁琐的数据整理工作，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥且繁复，极大地消磨了他们的工作热情。业务人员在报销流程中也饱受困扰，出差、招待后的纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费大量时间和精力。

传统档案管理不仅存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件粗糙导致数据无法有效利用；更存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。这些痛点严重影响了企业的运营效率和财务管理水平。

而合思档案解决方案的出现，就像一道曙光，为企业照亮了财务档案管理的前行道路。

合思档案全景：一站式多元方案的强大力量

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，如同一个功能强大的百宝箱，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，让企业的财务档案管理更加高效、精准。

合思自主研发的工具包，具备强大的数据获取、验签、解析能力。它就像一个智能的数据管家，能够持续迭代，接口开放，适应数电票管理要求的特殊性。在企业费控报销信息化细分领域，合思档案占据着市场占有率第一的宝座，服务超过6000家企业客户。同时，它还获得了福布斯中国科技50强的荣誉，通过了SOC1、SOC2安全认证以及信息安全等级保护三级认证，实力备受认可。

核心功能探秘：智能科技重塑档案管理新格局

• 智能采集：数据获取的智慧之匙
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器如同勤劳的小蜜蜂，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足企业的个性化需求。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式。单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板能够实现结构化数据的批量导入，让数据采集更加轻松、高效。

• 智能制档：关联匹配的高效引擎
  会计档案关联规则可视化配置，让不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。这一功能可减少90%的人工匹配工作量，大大提高了工作效率。关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，让档案管理更加灵活、准确。关联任务执行进度可视化，让用户随时了解工作进展。

已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，让档案数据的价值得到充分发挥。

• 档案管理：精准管控的安全壁垒
  权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限。按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义，确保企业财务档案数据的安全性和保密性。

档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。它还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，满足企业不断变化的档案管理需求。

系统规范预置档号，根据国家档案行业标准《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，规范预置档号、档案册号编制规则。支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则，让档案管理更加规范、有序。

• 大数据解决方案：挖掘数据价值的金矿
  深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，合思档案大数据解决方案提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，让用户能够快速获取所需信息。

动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，元数据级检索、海量数据秒级查询，让数据查询更加高效、准确。海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，确保数据的安全性和完整性。

支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，满足用户不同的下载需求，让数据利用更加便捷。

用户收益洞察：成本效率合规多赢之道

• 显著降本增效：节约成本的利器
  合思档案能为企业节约纸张成本达70%、节约整理成本达75%，避免了纸质凭证输出耗材成本和大量存储空间需求，实现档案不打印。在当前经济环境下，这无疑是企业“收紧钱袋子”的有效手段，让企业能够更加合理地利用资源，提高经济效益。

• 提升工作效率：告别繁琐的轻松之旅
  让归档员/财务告别重复低价值工作，提高工作效率。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让企业能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。对于外部审计，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大节省了时间和精力。

• 保障合规管理：符合政策的安心之选
  合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足从部门规章到国家法律对电子档案法律效力的规定，如《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等。应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，让企业在合规的道路上稳步前行。

• 数据价值挖掘：让数据焕发生机
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，为企业的决策提供有力支持。

典型场景剖析：多元应用展现强大实力

• 数电票场景：全流程闭环管理的典范
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

在获取环节，企业/员工可通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等方式获取，还支持手工下载pdf/fod，自动匹配、验证解析、验真查重、自动下载xml文件等，让数电票管理更加便捷、高效。

• 实物备查场景：实物档案管理的创新之路
  在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，流程可逆，可根据实际档案管理场景搭配。支持集团共享，批量作业，多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度。提供线下实物备查清单及档案装盒清单，实现极简管理，低碳环保。

• 共享调阅场景：满足多元需求的智慧之选
  合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

不同人员有不同的调阅方式，财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询；业务人员可进行授权检索、授权借阅；审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员可查看统计报表、图表展示，让档案调阅更加高效、精准。

• 档案扩展场景：拓展管理范围的无限可能
  生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，同时支持财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节，为企业的档案管理提供了更多的可能性。

客户成功见证：真实案例验证卓越效果

某企业年单据量高达2.6亿，此前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。销售订单、发票等不打印，送货单、纸质验收单打印，纸电混合管理混乱，耗费财务大量时间于低价值的整理、匹配工作。

采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一等问题。采用合思档案单套制管理方案，实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；系统进行业务完整性检测，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效明显，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临低效的档案管理现状。采用合思档案单套制管理方案，实施数据集成方案，执行智能化制档方案，进行电子原文件独立管理。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。我们诚邀企业尝试使用合思档案解决方案，一起开启财务档案管理的新篇章。

合思在多地设有地点，包括北京、上海、杭州等城市，方便企业就近联系。联系电话为400 – 105 – 6505，企业可随时拨打电话咨询。网站为www.hosecloud.com，企业可通过网站了解更多详细信息，还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关资讯和服务。现在就点击免费试用，体验合思档案解决方案的强大功能吧！