在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。随着电子凭证会计数据标准试点和数电票试点的全面铺开，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革不仅有利于优化企业业务流程，降低运营成本，更能实现经济效益与环境效益的双赢。
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，正引领着众多企业在数字化转型的道路上前行。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，借助其先进的解决方案实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思发布的《电子凭证数智化无需报销绿皮书》，更是推动了数字化、绿色化、低碳化的协同发展，为会计数字化转型指明了绿色新方向。今天，就让我们通过一个知名头部数字阅读品牌客户的案例，来深入了解合思在协同办公与费用管理方面的卓越表现。
数字阅读巨头的管理困境
该知名头部数字阅读品牌企业，在业务经营方面数字化程度较高，然而财务管理数字化程度却相对滞后。在协同办公与费用管理的过程中，诸多问题逐渐显现。
数据分散成为了首要难题。企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程因此断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。企业在费用管理上犹如盲人摸象，难以全面掌控资金的流向和使用情况。
在日常财务工作中，工作量大且效率低下。每个财务月均需处理单据量 500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。这种传统的工作模式不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现人为错误。
此外，全业务数据均需打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等环节，造成了每月大量的纸张浪费。这不仅增加了企业的运营成本，也与当下绿色办公的理念背道而驰。在协同办公与费用管理的大背景下，这些问题亟待解决。
合思定制化解决方案破局
面对该企业的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设，有效提升协同办公与费用管理水平。
在财务准确性方面，经过合思方案的实施，企业的财务数据通过审计，符合上市要求。这意味着企业的财务管理更加规范、透明，为企业的未来发展奠定了坚实的基础。在财务及时性方面，结账时间从 T + 15 大幅提升到 T + 7，年底预计达到 T + 5。这一显著的提升，让企业能够更及时地掌握财务状况，做出更明智的决策。
合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。这一举措极大地提高了员工的工作体验，让员工能够更加专注于业务工作。同时，费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念，使协同办公与费用管理更加高效、便捷。
方案落地成效显著
合思解决方案的实施，为该企业在协同办公与费用管理方面带来了显著的成果。
在增效方面，企业实现了实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。这使得财务工作流程更加顺畅，提高了工作效率。同时，档案整理效率得到大幅提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成的财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，进一步提升了实物档案查找效率。
降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。这使得企业的费用支出更加合理，避免了不必要的浪费。减少手工记账、人工整理档案的人力成本，以及财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。同时，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
合规方面，发票 OCR 识别验真，有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
先进方面，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让企业在协同办公与费用管理方面走在了行业前列。
案例总结与转型展望
该企业引入合思产品后，成功降低了差旅成本和档案管理成本。未来，建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。在当前经济环境下，企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。
合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等 39 项功能。它还提供免费试用、灵活定价模式等服务，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，并与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。
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