合思档案：破解会计档案管理难题，实现发票数据快速检索

在企业的运营管理中，会计档案管理一直是个令人头疼的难题。企业高管们常常无奈地表示：“纸质档案管理成本高昂，不仅在耗材和存储上花费巨大，而且大量的档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入分析和利用。”财务人员也满腹抱怨：“档案数据量庞大，整理工作枯燥又繁复，需要手动逐一匹配、核对确认，时间都耗费在这些机械操作上，工作热情都消磨殆尽了。”业务人员更是反馈：“出差、招待后的报销流程极为繁琐，纸质票据不仅需要留存，还得再上交，耗费大量时间和精力。”

企业在会计档案管理方面，存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等诸多问题。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室等存储空间；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用；高合规风险主要是电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，而且纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。这些痛点严重影响了企业的运营效率和管理水平，让企业在会计档案管理上陷入了困境。而发票数据快速检索在这一困境中显得尤为关键，它能极大提升企业对会计档案的利用效率。

合思档案整体解决方案：一站式破解行业痛点

合思档案针对企业会计档案管理的这些痛点，精心打造了一套全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，让企业的会计档案管理更加高效有序。

单套制解决方案更是具有独特的优势，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖了实物流转和电轨运行，能够保障财务档案证据链的完整，全面反映企业的经营业务。同时，合思档案针对不同角色提供了个性化的解决方案。对于CEO/高管来说，可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值。此外，合思档案还具备多种特色解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理；证据链完整性解决方案能有效保障财务合规；共享调阅解决方案则满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求，让发票数据快速检索成为可能。

合思档案核心功能亮点：智能高效保障档案管理

• 智能采集：多源汇聚数据无忧
  合思档案的智能采集功能强大且灵活。它支持多源采集，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持手动采集和自主补录，为企业提供了更多的数据采集方式选择，确保发票数据能够快速、准确地被采集到系统中。

• 智能制档：规则驱动高效匹配
  在智能制档方面，合思档案的规则引擎发挥了重要作用。它可实现会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，大大减少了90%的人工匹配工作量。此外，字段映射功能让查询更加便捷，进一步提升了发票数据快速检索的效率。

• 双模式检测：数据安全完整可靠
  合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同的业务场景，还提供灵活的档案关系上下游检测，确保发票数据的质量和安全性。

• 档案管理：精细管控灵活扩展
  档案管理功能方面，合思档案具备权限管理、档案目录灵活扩展以及系统规范预置档号等特点。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，保障数据的安全性。档案目录支持自定义分类和字段维护，方便企业根据自身需求进行个性化设置。系统规范预置档号满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，为发票数据的管理和检索提供了便利。

合思档案使用收益：降本增效激活数据价值

• 显著降本增效：节约成本提升效率
  使用合思档案能够为企业带来显著的降本增效效果。可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。通过减少纸张的使用和人工整理的工作量，企业在会计档案管理上的成本大幅降低，同时发票数据快速检索功能让信息获取更加高效，提升了整体工作效率。

• 拉通全链路：补足信息化建设短板
  合思档案使电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。企业的各个业务环节数据实现了无缝对接，信息流通更加顺畅，为企业的决策提供了更全面、准确的数据支持。

• 激活数据价值：提升管理能效
  合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的有效利用。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。企业可以通过对发票数据等档案信息的分析，挖掘潜在的商业价值，为企业的发展提供有力的支持。

• 合规保障：适应政策变化
  合思档案能够满足企业电子档案管理的合规要求，符合国家政策要求。同时，它拥有稳定的迭代能力，能够及时应对政策的变化，让企业在合规的前提下，更好地开展会计档案管理工作。

合思档案典型场景：多元应用解决实际问题

• 多系统数据互联场景：统一存储共享数据
  在企业会计档案散落于各系统的场景下，合思档案通过数据集成方案，实现了广泛连接和标准统一，接口开放服务支持自定义扩展。业务检测方案采用精细化至元数据层级的关联规则引擎，确保数据的准确性和完整性。跨系统调阅方案实现了业务系统与档案系统的调阅交互，让企业能够实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，方便快捷地进行发票数据快速检索。

• 共享中心统建场景：标准落地低碳合规
  集团型企业档案管理流程复杂、标准不统一的问题，合思档案的单套制管理方案给出了完美的解决方案。该方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，可实现标准化落地，力保电子会计档案合规，同时做到低碳环保，提升了企业档案管理的整体水平。

• 纸电混合管理场景：电子化转型简化流程
  对于企业会计档案纸电混合难管理的情况，合思档案可多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄，让企业的会计档案管理更加便捷高效，也为发票数据的管理和检索提供了更好的条件。

• 多业务系统隔离场景：网状管理简化流程
  企业业务系统多、数据隔离的场景下，合思档案通过数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，配置可视化关联规则。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了发票数据检索的效率。

合思档案客户成功案例：真实见证卓越效果

某企业年单据量高达2.6亿，之前面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示，关联匹配时间大幅缩短，凭证与单据关联次数众多，发票数据快速检索功能让企业的财务工作更加高效。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、标准不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，为企业节省了大量的资源。

某企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，同时也让发票数据的检索更加便捷。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，发票数据的管理和检索也更加高效。

合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。已有众多知名企业，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，选择合思档案并取得了良好的效果。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，欢迎咨询。您还可以扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，添加合思小助手，获取更多信息。如果您也想解决会计档案管理难题，实现发票数据快速检索，不妨免费试用合思档案，开启高效档案管理之旅。