在数字化浪潮席卷的当下，企业的电子档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设刻不容缓。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业的不同角色面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而烦恼；财务人员被海量档案数据的整理工作搞得疲惫不堪，手动匹配、核对确认的过程枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费大量时间。同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。在推行数字化的过程中，虽然通过多个系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在。
面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生。
多场景覆盖：解锁电子档案管理新可能
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案让电子档案管理更加便捷。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程既有实物流转，也有电子轨道运行，线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，可相互穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。而且会计档案无需打印，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案具有高度的灵活性，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
全生命周期护航：电子档案管理功能大揭秘
合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等多个方面。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档方面，会计档案关联规则可可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件。档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件也可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，更加“灵活”。
核心亮点闪耀：电子档案管理优势尽显
合思档案具有众多核心亮点，为企业的电子档案管理带来了极大的便利。
便捷调阅不打印，混序归集免组装是其一大特色。它打破了物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。
价值多元绽放：电子档案管理为企业赋能
合思档案为不同角色的用户带来了显著的价值。
对于CEO/高管来说，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率，在数字化转型的浪潮中打响决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员而言，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计来说，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计重复沟通，补充审计资料。
总体而言，合思档案能显著降本增效，更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。
典型场景示范：电子档案管理应用实践
合思档案在多个典型场景中都有出色的应用。
在数电票管理场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
在纸电混合管理场景下，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。
对于集团型企业的档案管理场景，合思档案可实现共享中心统建档案管理系统，统一原始凭证附件要求，使会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储。同时，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，做到低碳环保。
在多系统数据互联场景下，合思档案可广泛连接各系统，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。实现业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。提供一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。实现全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。
成功案例见证：电子档案管理实力验证
众多企业通过使用合思档案，解决了档案管理中的难题，取得了显著的成效。
某企业年单据量达2.6亿，此前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。
世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业在档案管理方面存在低效的现状和痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主等。使用合思档案单套制管理方案后，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
市场定位独特：电子档案管理差异化优势
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。
合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。
合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。同时，合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的档案管理需求。
合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，实现降本增效、合规经营和低碳运营。未来，随着企业数字化转型的不断深入，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务电子档案管理服务，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。
如果您想开启高效、合规、低碳的电子档案管理新模式，不妨抓住数字化转型的机遇，选择合思档案。现在拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或关注合思微信公众号和微信小程序，还能免费试用合思档案，亲身体验其卓越功能！
