在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战，集体进入了低速增长阶段，利润出现下滑。绝大多数企业深受惯性思维、业财脱节、预算失控这三大“净利润黑洞”的困扰。其中，差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，如同一个隐秘的“利润杀手”，每天都在悄然侵蚀着企业的净利润。
企业在发展过程中，既要积极拓展业务，又要严格降低差旅成本，还要充分保证员工体验，迫切需要找到一个科学的平衡点。通过精细化管理与科技创新，增强企业竞争力，实现可持续发展成为了众多企业的迫切需求。
北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，一直专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。合思秉持以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市建立了直营服务网络，还通过500 + 合作伙伴覆盖了国内外数百个城市。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思致力于帮助企业挖出更多净利润，而文档归档管理也是其解决方案中的重要一环。
全方位数智服务：开启差旅管控新篇
合思为企业差旅管控提供了全方位的财务数智化服务解决方案，在文档归档管理方面也有着卓越的表现。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等一系列服务。在这个过程中，文档归档管理实现了高效、精准，确保每一笔差旅消费的相关文档都能妥善归档。
合思的全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面，实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价，企业能够获得性价比更高的差旅资源。同时，这一过程中涉及的各类文档都能及时进行归档管理，方便企业后续的查询和分析。在“管”的方面，不仅实现了全流程管控、全产业链优化，更让全员参与其中。每一个环节产生的文档都能被纳入文档归档管理体系，确保企业对差旅活动的全面掌控。
合思通过整合全球优质的服务商渠道，覆盖了全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等。这为员工出差海外提供了丰富的选择，同时也保证了在这些复杂的业务场景下，文档归档管理的有序进行。员工在预订酒店、机票等过程中产生的电子凭证等文档，都能快速准确地进行归档。
合思商城提供“线上 + 线下”多渠道预订服务，并配备7 * 24小时中英文客服支持。客服人员在处理员工出行需求的过程中，会产生各种沟通记录等文档，这些也都能在文档归档管理系统中得到妥善保存。确保对企业员工出行需求及时响应的同时，也保证了文档的完整性和可追溯性。
核心功能优势：铸就差旅管控利器
合思解决方案的核心功能与优势显著，在文档归档管理方面也独具特色。
2023年，合思商城推出了差旅节省奖励计划“合力省”。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将会获得一定金额的红包奖励，这些奖励可以在合思商城内用于个人消费。这一计划打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，同时帮助企业实现了无需额外支出的员工激励机制。在这个过程中，涉及到奖励规则、员工获奖记录等文档，文档归档管理确保这些信息准确无误地保存，方便企业进行后续的统计和分析。
基于BI差旅风控系统，合思可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。在这个复杂的监控过程中，产生的大量数据和分析报告等文档都能进行有效的归档管理，为企业的决策提供有力支持。
2024年起，合思将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能。AI助手能根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务等。在这些智能化服务过程中，产生的预订信息、推荐记录等文档都会被纳入文档归档管理体系，为企业提供完整的业务记录。
合思易商卡将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工手机中可生成特制二维码，利用银联系统全面覆盖的数字支付通道，实现线下消费的全场景覆盖。同步自动获取凭证入账归档，消灭企业员工因公消费管理“盲区”。这一过程中，电子凭证等文档的及时归档管理，确保了企业财务数据的准确性和完整性。
场景应用案例：见证差旅管控成效
合思解决方案在不同场景下的应用取得了显著的实际案例效果，文档归档管理在其中也发挥了重要作用。
某企业员工小张曾通过违规方式增加差旅支出，企业应用合思系统后，通过合思BI差旅风控功能进行全员普查。在这个过程中，涉及到员工的行程信息、费用明细等大量文档，文档归档管理确保这些数据能够被准确分析。最终发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过60000元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。完善制度过程中产生的新文档也能及时进行归档，为企业的合规管理提供保障。
某连锁零售企业业务转向三四线小城镇的商超渠道后，与合思商城深入沟通，重新根据业务运营策略制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。在方案制定和执行过程中，产生的各类业务分析报告、差标调整文档等都能在文档归档管理系统中有序保存。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。
2023年7月合思正式发布合力省项目，截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。在这个项目推进过程中，涉及到企业的订单数据、节省金额统计等文档，文档归档管理为项目效果的评估提供了准确的数据支持。
某企业自2024年3月开通合力省项目以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费。员工节省的越多，获得的红包金额越大。根据企业调研，员工对红包使用满意度高，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。在这个过程中，员工的红包记录、满意度调研文档等都能进行有效的归档管理，为企业进一步优化激励机制提供依据。
在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”。在文档归档管理方面，合思也不断优化系统，提高效率和准确性，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。企业应全面警惕包括差旅管理在内的各项企业管理的合规风险，并通过建设与迭代电子会计档案管理系统做出前瞻性布局和“全链路应战”，合思的解决方案能助力企业实现这一目标。
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