合思档案：引领企业财务档案数字化转型新风尚

在数字化浪潮风起云涌的当下，数电票正以前所未有的速度在各行各业快速扩张。相关政策明确，2025年要完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待“恶补”。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子文档归档系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地大的困扰，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据搞得焦头烂额，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员出差、招待后报销，要留存纸质票据再上交，流程繁琐，浪费时间。同时，纸质档案还存在高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件不够精细、数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

合思档案作为一款专业的电子文档归档系统，为企业提供了全方位的解决方案，能够有效解决上述痛点。

精准施策：合思档案为不同角色排忧解难

• 为企业掌舵人领航
  对于CEO/高管而言，合思档案的电子文档归档系统就像是一位得力的助手。它能沉淀数据资产，保障合规管理，极大地提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化。通过数字化手段，合思档案帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。

• 为财务人员减负
  归档员/财务人员使用合思档案的电子文档归档系统，能够告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

• 为外部审计助力
  在外部审计方面，合思档案的电子文档归档系统实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

功能卓越：合思档案打造高效管理体系

• 多源采集：灵活多样的信息收集方式
  合思档案的电子文档归档系统支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，系统支持手动采集、自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：自动关联匹配的高效制档模式
  该系统通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据查询更便捷、分析更直接。此外，系统还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，确保档案的准确性和合规性。

• 档案管理：细致入微的权限与目录管理
  在档案管理方面，合思档案的电子文档归档系统有权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：深度融合的多维检索与应用场景
  合思档案的电子文档归档系统实现了电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。系统提供一站式预览，穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，系统还具备多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。

核心亮点：合思档案展现强大技术实力

• 大数据解决方案：海量数据处理的利器
  合思档案的电子文档归档系统的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。系统具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，能支持百亿级单据量的匹配关联。

• 档案扩展解决方案：灵活定制的档案管理范围
  该系统的档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规的关键
  合思档案的电子文档归档系统的证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。系统创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

• 共享调阅解决方案：满足精细化查阅需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。系统支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

价值凸显：合思档案助力企业全面提升

• 降本增效：节约成本提高效率
  合思档案的电子文档归档系统能显著降本增效，节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，实现档案不打印，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。

• 连接全链路：补足信息化建设短板
  该系统成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

• 激活数据价值：从数据到决策的转变
  合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业的发展提供有力支持。

• 资源重组：实现企业效益最大化
  通过前后端数据同源，流程全息贯通，合思档案的电子文档归档系统实现企业资源重组，提升管理能效，实现企业效益最大化。

案例见证：合思档案在实践中彰显实力

• 某企业：实现业财一体与降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的电子文档归档系统通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

• 重型装备制造商：标准化落地与成本节约
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的电子文档归档系统的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：数据集成与合规管理
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的电子文档归档系统的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 民办教育集团：智能化管理与效率提升
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的电子文档归档系统的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：合思档案独具差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，也是专业的电子文档归档系统，提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，具有强大的市场影响力和服务能力。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等资质，保障产品的专业性和安全性。合思自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案的电子文档归档系统助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子文档归档系统，将在企业未来的数字化转型中发挥重要作用。

如果您想深入了解合思档案的电子文档归档系统，欢迎拨打我们的电话400 – 105 – 6505，访问我们的网站www.hosecloud.com，扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码。现在还可以免费试用，体验合思档案为您带来的高效档案管理解决方案！