在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革正式驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证在接收、入账和归档等环节的重重困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业中的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的数字化文档存储转型提供了极具价值的参考和借鉴。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益繁杂，公司在财务档案管理方面遇到了诸多难题。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，由于档案数量众多，档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查询和补充工作将耗费大量的人力和时间。
纸质档案在存储和查阅方面也存在着严重的局限性。它们受限于时间和空间，查找时需要耗费大量的时间和精力。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找所需的文件，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这种低效的档案管理方式不仅影响了工作效率，还可能导致重要信息的延误和丢失。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作。这无疑增加了企业的运营成本，降低了企业的经济效益。好想你公司急需一种高效、便捷的数字化文档存储解决方案来解决这些问题。
合思档案的定制化良方
面对好想你公司的档案管理困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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打破壁垒数据同源
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就能实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提高了工作效率。不再需要在不同的系统和文件中来回切换查找，所有相关信息都能在一个平台上快速获取。这种数据同源的方式不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，保证了财务数据的准确性和一致性。 -
自动组装审计便捷
在审计方面，合思档案采用了先进的自动组装技术。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统会自动对档案数据进行分类和整理，生成符合审计要求的报告。审计人员可以直接在系统中查阅和分析档案数据，无需再花费大量时间去翻阅纸质档案。这种审计方式不仅提高了审计的准确性和效率，还降低了审计成本。同时，系统还提供了审计追踪功能，能够记录审计过程中的所有操作和修改，保证了审计的公正性和透明度。 -
实物高效管理
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都对应一个唯一的二维码，工作人员只需扫描二维码，就能快速获取档案的详细信息，包括档案的存放位置、借阅情况等。查阅者在查询电子档案时，也能通过系统快速定位实物档案的位置，实现了电子档案和实物档案的一体化管理。这种高效的实物管理方式不仅提高了档案的查找效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。
转型成果显著降本增效
在使用合思档案后，好想你公司取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量时间进行单据核对和档案整理，工作效率得到了极大提升。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
总部接收管理耗时减少了80%。通过合思档案的数字化传输和共享功能，总部能够快速接收和处理下属公司的财务档案，大大缩短了信息传递的时间。
借阅管理耗时减少了67%。查阅者可以通过系统快速查询和借阅电子档案，无需再到档案室进行人工查找和登记。这种便捷的借阅方式不仅提高了工作效率，还方便了员工的工作。
预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人工成本的降低、空间租赁成本的减少以及档案管理效率的提高。合思档案的应用为好想你公司带来了实实在在的经济效益。
合思档案引领数字化未来
合思档案具有诸多显著的优势和价值。它实现了自动化归档，让财务人员告别了重复性的工作，提高了工作效率。档案利用便捷高效，无论是查询、借阅还是审计，都能在短时间内完成。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
随着电子凭证数字化转型的进一步加快，电子凭证全流程无纸化时代已经全面到来。合思档案将凭借其先进的技术和优质的服务，助力更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。《电子会计档案实践案例集》作为合思的智慧结晶，将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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