在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理也面临着前所未有的挑战与机遇。高新兴科技集团，作为一家上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务提供商，一直以来聚焦技术创新应用，是高科技企业中的佼佼者。每年，该集团在研发上投入巨大，研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项。其规模也不容小觑，员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，信息化系统有5个，年银行回单数10万 + 、发票数15万 + 、电子凭证量30万 + 。然而，在如此辉煌的背后，高新兴科技集团在财务档案管理方面却遭遇了困境。此时，合思的解决方案犹如一道曙光，为其照亮了财务档案管理的新路径，成为了归档系统最佳实践的典范。
痛点剖析：高新兴财务档案管理迷雾
- 成本之殇：繁琐流程下的沉重负担
高新兴科技集团在财务档案管理上，面临着高昂的成本问题。报销、采购付款等业务流程，需要大量的人力进行打印、整理、装订及归档工作。这不仅耗费了员工的大量时间和精力，还占用了库房人员的管理成本。而且，借阅流程及实物借出十分繁琐，每一次的借阅都需要经过复杂的手续，进一步增加了管理成本。这种传统的档案管理方式，就像一辆老旧的马车，在现代企业发展的道路上显得举步维艰。 - 隐患丛生：合规与系统化的缺失
档案管理存在着诸多隐患。电子源文件未合规保存，这与会计电子档案管理法规的要求背道而驰。而且，档案归档规范由人工控制，缺乏系统化的控制手段，存在着严重的合规性隐患。一旦出现问题，可能会给企业带来巨大的风险。在这个数字化的时代，缺乏有效的系统管理，就如同在黑暗中摸索，随时可能陷入合规的陷阱。 - 效率低下：查询难题阻碍发展
目前，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力。由于不能实现跨系统调阅，员工需要在多个系统之间来回切换，才能找到所需的档案信息。这不仅降低了工作效率，还影响了企业的决策速度。在激烈的市场竞争中，时间就是效率，效率就是竞争力，而高新兴科技集团的档案利用效率低下问题，无疑成为了其发展的绊脚石。
方案解锁：合思为高新兴量身定制
- 低开发成本：无缝对接异构系统
合思为高新兴科技集团提供的解决方案，具有低开发成本的显著优势。通过对接各类异构系统，利用生成式接口自动采集档案数据，能够连接NCC、U9、OA、CBS等系统。这种无缝对接的方式，避免了高成本的系统开发，为企业节省了大量的资金和时间。就像搭建了一座桥梁，让不同的系统之间能够顺畅地沟通和数据共享，实现了归档系统最佳实践中的高效数据采集。 - 自动制档：释放财务人员潜力
合思的解决方案实现了自动制档功能，大大释放了财务人员的精力。凭证数据能够自动匹配组装，通过业务检测保障证据链完整。同时，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这就如同给财务人员配备了一个智能助手，自动完成繁琐的档案整理工作，让他们能够将更多的时间和精力投入到核心业务中去。 - 全场景数字化利用：打破查询壁垒
合思还为高新兴科技集团带来了档案全场景数字化利用的便利。打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这就像拥有了一把万能钥匙，无论在哪个系统中，都能快速准确地找到所需的档案信息，大大提高了档案利用效率，是归档系统最佳实践中数字化利用的典范。
实施指南：方案落地的清晰路径
- 数据对接：搭建信息桥梁
合思档案系统通过其接口与高新兴的各类异构系统进行对接，实现了档案数据的自动采集。这是整个解决方案实施的第一步，就像为不同的信息孤岛搭建了一座桥梁，让数据能够自由流动。在这个过程中，技术团队精心调试接口，确保数据采集的准确性和稳定性，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。 - 规则匹配：保障证据完整
按照预设规则对采集到的凭证数据进行自动匹配组装和业务检测，保障证据链完整。这一步骤就像是给档案数据进行了一次全面的体检，确保每一份档案都符合规定，证据链完整无缺。通过先进的算法和技术手段，实现了凭证数据的精准匹配和业务检测，为企业的财务档案管理提供了可靠的保障。 - 关联配置：实现自动匹配
对档案关联规则进行可视化配置，实现不同系统、不同类别会计凭证的自动关联匹配及组装。这就像是给档案管理系统设置了一套智能的导航系统，让不同的会计凭证能够自动找到自己的“伙伴”，形成完整的业务链组合数据。通过可视化配置，企业可以根据自身的需求灵活调整关联规则，提高档案管理的灵活性和适应性。
成果展示：高新兴变革后的显著成效
- 效率飞升：归档效率提升90%
高新兴科技集团使用合思解决方案后，归档效率得到了显著提升，提升幅度高达90%。这意味着财务人员在档案管理上花费的时间和精力大大减少，他们可以将更多的时间投入到核心业务的处理中。以前需要数天才能完成的档案归档工作，现在只需要几个小时就能轻松搞定。这种效率的提升，不仅提高了员工的工作满意度，也为企业的发展提供了有力的支持。 - 成本节约：年节约成本30万 +
合思的解决方案还为企业带来了实实在在的成本节约。通过降低档案管理成本，减少人力投入，高新兴科技集团每年能够节约成本30万 + 。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。在当前经济环境下，每一分钱的节约都显得尤为重要，而合思的解决方案为企业实现了降本增效的目标，成为了企业发展的有力助推器。
客户心声：高新兴对合思方案的高度认可
高新兴科技集团对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案有效解决了在财务档案管理方面的难题，提高了工作效率，降低了成本，让企业能够更加专注于核心业务的发展。合思档案系统的自动化和数字化功能非常强大，实现了档案的高效管理和便捷利用，为企业的合规运营提供了有力保障。这种高度的认可，不仅是对合思解决方案的肯定，也为其他企业提供了归档系统最佳实践的参考。
行动号召：开启财务数智化转型之旅
像高新兴科技集团这样的大型企业都能通过合思的解决方案实现降本增效，如果你也想解决财务档案管理难题，不妨选择合思，让有限更有效。合思的解决方案以其独特的优势和卓越的性能，已经成为了归档系统最佳实践的标杆。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启免费试用，开启财务数智化转型之旅，让你的企业在数字化时代的浪潮中脱颖而出。
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