纸质文档数字化，合思档案引领企业档案管理新变革

在纸电混合时代，企业的档案管理如同置身迷雾，面临着诸多难题。企业高管常常为纸质档案管理成本高、储存占地大而发愁，大量的纸质档案不仅占据了宝贵的办公空间，还使得档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员更是深陷档案数据的汪洋大海，面对海量的数据，只能手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程也让他们苦不堪言。

企业在档案管理方面还承受着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很可能会遭到损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理正直面新的挑战。数电票必须经过验签、解析，并以XML格式存档，这对企业的信息化建设提出了更高的要求。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求。然而，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业全面数字化的进程。

在这样的背景下，合思档案应运而生，它如同一盏明灯，为企业照亮了档案管理的前行道路。

合思档案：行业先锋的智慧之选

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它宛如一位全能的档案管理专家，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理更加高效、便捷。

北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。公司通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

使命愿景：助力企业数字化腾飞

合思档案坚持以客户为中心，它的使命是助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。在当今时代，企业的数字化转型是大势所趋，合思档案深知这一点，它致力于助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

秉承“客户至上”的原则，合思档案聆听用户需求以进行产品迭代。它不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。企业的数智化转型不仅是工具和组织的转型，更是思维方式的转型。合思档案携手企业，碰撞出协作的价值，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。

合思档案致力于补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”。通过这种方式，企业能够实现效益最大化，完成全面数字化的转型。

模块功能：打造全方位档案管理体系

合思档案提供了丰富多样的模块功能，为企业打造了一个全方位的档案管理体系。

它提供大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。这就好比在浩瀚的知识海洋中，能够迅速准确地找到所需的信息。档案扩展解决方案可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，让企业的档案管理更加灵活、高效。费控系统关联税务系统、OA系统、资金系统等多个系统，实现了系统之间的互联互通。业务系统提供共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案，保障了档案的安全和完整。

其功能介绍涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，外部系统的核算系统、资金系统等，业务层的银行回单、发票等，以及电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等。

多源采集功能包括接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎，实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

功能亮点：创新驱动档案管理变革

合思档案拥有众多功能亮点与创新，这些亮点如同璀璨的星辰，照亮了企业档案管理的天空。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”。

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，以及元数据级检索、海量数据秒级查询等数据查询能力。

产品优势：降本增效合规管理双丰收

合思档案具有显著的产品优势，能够为企业带来实实在在的价值。

它能够实现显著的降本增效，能节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。在当前经济环境下，这对于企业来说无疑是一笔可观的节约。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现数据共享和业务证据链完整。这使得企业的数据能够得到更有效的利用，为企业的决策提供更有力的支持。

合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供支持。通过对档案数据的分析和挖掘，企业能够发现潜在的机会和问题，从而做出更加明智的决策。

它还实现了资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。这不仅有助于企业提高管理效率，还能确保企业在合规的前提下运营。

目标用户与应用场景：满足多元需求

合思档案拥有广泛的目标用户和丰富的应用场景。

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。它就像是企业的智囊团，为企业的发展提供有力的支持。

归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。这让他们从繁琐的档案管理工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

外部审计人员通过合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率和准确性。

其应用场景包括档案采集、整理、储存、利用等全生命周期管理，以及外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁等多场景档案应用。无论是企业内部的档案管理，还是与外部的交互，合思档案都能提供全方位的支持。

成功案例：实力见证卓越

众多成功案例见证了合思档案的卓越实力。

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分显示了合思档案在提高工作效率、扩大服务规模方面的强大能力。

徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。它解决了徐福记在档案管理方面的难题，让企业的管理更加高效、便捷。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，纸质文档数字化已是企业数字化建设的必然选择，合思档案能助力企业实现这一转型。合思档案提供了全面、专业、高效的电子会计档案管理解决方案，涵盖多方面功能和特色，能满足不同企业的需求。众多成功案例和客户的好评证明了合思档案的可靠性和实用性，企业选择合思档案能在档案管理上取得显著成效。

如果您的企业也想开启档案管理数字化之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站联系合思，还可以免费试用，体验合思档案带来的便捷与高效。