在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单的全面数字化。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。电子凭证开具端基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账、归档等难题即将全面攻克，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场财务数智化的变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，宛如一颗璀璨的明星闪耀登场。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业的财务数字化转型提供了强有力的支持。下面，就让我们通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的报销实践经验分享，来深入了解合思档案的强大魅力。
金牌橱柜：档案管理困境待解
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，多年来一直深耕于国内高端整体厨柜及定制家居领域，是该行业当之无愧的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。其业务规模更是令人瞩目，在全球范围内拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，旗下有92家归档主体，企业员工人数达6000多人。
然而，随着企业规模的不断扩大，金牌橱柜在档案管理方面逐渐面临着诸多困境。在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠般分布在各个系统中，数据难以有效利用。财务人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作流程繁琐且效率低下。而在保管环节，财务部门需临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门，这无疑增加了档案管理的复杂性和风险。
合思方案：精准破解管理难题
面对金牌橱柜的档案管理难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一存储、统一标准、统一管理。就像将分散在各个角落的珍珠串成了一条美丽的项链，让数据变得有序且易于管理。通过这种方式，金牌橱柜告别了数据分散的困扰，提高了数据的安全性和可利用性。
– 业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思为金牌橱柜搭建了会计资料之间的关系，形成了以业务为核心的证据链条。这就好比为企业的财务运作构建了一张紧密的网络，每一个业务环节都能与财务数据相互印证，实现了业财一体的双向穿透。无论是财务人员对业务的追溯，还是业务人员对财务数据的查询，都变得更加便捷和准确。
– 数据共享：一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为金牌橱柜提供了一站式的查阅体验。员工只需在系统中输入关键词，就能快速找到所需的档案信息，大大提高了查阅效率。这种便捷的查阅方式，就像在图书馆中配备了智能导航系统，让员工能够迅速找到自己需要的书籍。
– 银行回单无纸化：降本增效新举措
海量的银行回单一直是企业档案管理的一大难题。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了工作效率。据统计，银行回单的处理时间大幅缩短，为企业节省了大量的人力和物力资源。
显著成果：降本增效成效斐然
合思的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果，用具体的数据说话，充分展示了其强大的实力。
– 档案匹配耗时减少84%
通过合思档案的统一存储和智能匹配功能，金牌橱柜的档案匹配时间大幅缩短。原本繁琐的手工匹配工作被高效的系统自动匹配所取代，员工能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
– 档案查询耗时减少80%
一站式的查阅体验让档案查询变得轻而易举。员工无需再像以往那样在众多的纸质档案和系统中苦苦寻找，只需轻轻一点，所需的档案信息便呈现在眼前。这大大提高了工作效率，也提升了员工的工作满意度。
– 预估节省总体成本30万+/年
银行回单无纸化管理、档案管理效率的提高等一系列举措，为金牌橱柜带来了实实在在的成本节约。预计每年可节省总体成本30万以上，这对于企业来说无疑是一笔可观的收益。
– 档案合规性达100%
合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保了金牌橱柜的档案管理合规性。在合规的基础上，企业能够更加放心地开展业务，避免了因档案管理不合规而带来的风险。
展望未来：合思引领财务数智化潮流
通过合思档案的助力，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性，在财务数智化转型的道路上迈出了坚实的一步。这一成功案例不仅为金牌橱柜自身的发展带来了新的机遇，也为其他企业提供了宝贵的报销实践经验分享。
合思创立于2014年，多年来一直致力于为企业单位提供财务数据化产品和服务。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
未来，合思将继续发挥其在财务数智化领域的优势，推动更多企业实现数字化转型。如果您也想体验合思档案带来的高效财务管理，不妨现在就免费试用，开启您的财务数智化之旅。
