在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型之路上积极探索，而差旅管理软件的应用成为其破局的重要一步。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业的发展，动力源在财务数字化方面面临着诸多难题，差旅管理等流程的复杂性成为制约其进一步发展的瓶颈。
动力源财务数字化困局待解
- 转型之路坎坷前行
2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的效果存在较大差距。差旅管理软件在这种复杂的系统环境下，难以发挥出应有的作用。 - 操作体验差合规难题多
多系统操作体验差成为员工和财务人员的一大困扰。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对等基础性工作占据了财务人员大量的时间，差旅管理软件本应简化的流程，却因系统的问题变得更加繁琐。 - 系统割裂数据滞后
系统割裂、数据分散、信息滞后是动力源面临的又一难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时进行调整，差旅管理软件在这样的数据环境下，无法为企业提供有效的决策支持。 - 业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了管理的难度。差旅管理软件需要适应这种复杂的业务场景，才能真正为企业解决问题。
合思差旅管理软件破局之道
- 系统集成打破数据孤岛
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一步。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思差旅管理软件同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思差旅管理软件同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作。员工和财务人员可以在一个系统中完成所有的差旅管理流程，大大提高了工作效率。 - 无需报销重塑商旅流程
在产品应用上，合思差旅管理软件实现了无需报销，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。整个流程高效、便捷，让差旅管理变得轻松简单。 - 强大连接能力加速数据流转
合思差旅管理软件具有强大的系统连接能力。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。企业可以实时掌握差旅数据，为决策提供有力支持。
合思方案实施步步为营
- 系统集成奠定基础
首先，进行系统集成工作。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思差旅管理软件进行数据同步，为后续的业务流程优化奠定了坚实的基础。通过数据的整合，企业可以实现信息的共享和流通，提高管理的效率和准确性。 - 商旅流程管控消费
在商旅出行流程方面，引导业务人员在合思差旅管理软件中提交申请单，通过申请单对消费进行管控。业务人员在消费前需要提交申请，申请通过后才能进行消费，确保消费合规。同时，软件可以根据差标对消费进行实时监控，避免超支情况的发生。 - 财务操作高效规范
财务部门按照系统设定的流程进行统一对账、自动拆分对账单、发起审批和创建结算单等操作。整个过程自动化程度高，减少了人工干预，提高了财务工作的效率和准确性。财务人员可以从繁琐的基础工作中解脱出来，将更多的精力放在更有价值的工作上。
合思方案成效显著
- 操作体验全面革新
多系统集成，数据互通，使得动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。差旅管理软件的应用，让员工和财务人员告别了繁琐的操作，工作变得更加轻松高效。 - 成本节约效果显著
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。合思差旅管理软件的自动化功能，减少了人工操作的环节，降低了人力成本。同时，通过对差旅费用的有效管控，企业可以节约更多的费用支出。 - 员工体验大幅提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的差旅出行更加便捷和舒适。 - 财务工作更有价值
对于财务人员来说，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。差旅管理软件的应用，让财务工作从传统的核算型向管理型转变。
动力源高度评价合思方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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