合思档案：开启企业费用报销优化与财务档案管理新时代

在当今纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面可谓是困难重重。企业高管犹如置身迷雾之中，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据分散，难以进行有效的汇总整理和分析利用。财务人员则像是陷入了繁琐工作的泥沼，面对海量的档案数据，整理工作耗时费力，手动匹配、核对确认的过程枯燥又复杂。业务人员更是被报销流程搞得焦头烂额，出差、招待后的纸质票据留存和上交流程繁琐，浪费了大量的时间。

企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量惊人，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。随着 2025 年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要一个专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

虽然企业在推行数字化的过程中，通过 OA 系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然存在。保证档案的原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，只有这样，才能最终实现企业的全面数字化。而合思档案，正是解决这些问题的最佳方案。

合思档案全面解决方案：量身定制 满足多样需求

合思档案提供了一套全面的解决方案，就像一把万能钥匙，能够打开不同企业财务档案管理的难题之门。它包括领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案带来了极大的便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程既有实物流转，又有电轨运行，线上通过一套电子数据进行管理，财务档案的证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印即可应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。通过提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身的管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案更是独具特色。它通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。

合思档案核心功能亮点：科技赋能 高效管理

合思档案拥有众多核心功能亮点，这些亮点就像璀璨的星星，照亮了企业财务档案管理的道路。

大数据解决方案是合思档案的强大支撑。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，它都能提高档案管理效率，释放档案数据的价值。它还支撑各类归档格式的转化，能够秒级预览版式文件，具备动态 API 接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等能力。

智能制档功能则大大减轻了财务人员的工作量。通过规则引擎，它实现了电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少 90%的人工匹配工作量。此外，它还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务的执行进度也可以可视化。

专用格式版式文件功能让财务档案更加“轻量”。它自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，档案的可扩展性更强。

多源采集功能则满足了企业不同的数据采集需求。它支持接口互联、自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持手动采集、自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式。

企业使用合思档案收益：降本增效 价值提升

企业使用合思档案能够获得多方面的收益，就像在财务档案管理的海洋中找到了一座宝藏岛。

显著的降本增效是最直观的收益。合思档案可以帮助企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统的手工归档方式。档案无需打印，节约纸张成本 70%，节约整理成本 75%，检索效率提升 90%，管理合规性达到 100%。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

资源重组也是一大收益。它实现了企业效益的最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。

合思档案典型场景：广泛适用 精准服务

合思档案适用于多种典型场景，无论企业处于何种发展阶段，都能找到适合自己的应用场景。

在企业高管场景中，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策的数智化。同时，它还能提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

在外部审计场景中，审计人员无需进入档案室，实现了档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅，权限一键下放和回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。

在实物档案管理场景中，合思档案智能区分纸电标识，实现线上、线下的高度关联。实物档案全流程管理定位，服务场景包括打标、到单、装盒、上架（流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配）、集团共享批量作业（支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度）、极简管理低碳环保（服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单）。

合思档案客户成功案例：实践验证 效果显著

众多客户的成功案例证明了合思档案的强大实力。

某企业年单据量达到 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化了装订流程，1 分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务、自定义扩展；业务检测方案能精细化至元数据层级核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可使业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人已经选择了合思，值得企业信赖。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，渴望实现费用报销优化和数字化转型，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用，亲身体验合思档案带来的卓越价值。