发票管理自动化：合思档案助力企业财务数智化转型

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案无疑是实现企业全面数字化的“最后一公里”。无论是政策的大力推动，还是合规性的严格要求，亦或是在当前经济环境下企业降本增效的迫切需求，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，能够为企业提供涵盖商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。它秉承以客户为中心的服务理念，已经为 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人提供了优质服务，有力地助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

政策与市场双驱动：电子会计档案新局势

随着政策的不断推进和数电票的快速扩张，电子会计档案市场迎来了新的挑战与机遇。政策层面，从部门规章到国家法律，全面肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力。满足相关条件时，企业可以仅以电子形式进行归档，这推动了电子凭证从开具、接收到处理、归档等环节实现全流程标准化无纸化处理。

与此同时，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。到 2025 年，数电票将完成全面覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业财务档案管理面临着新的挑战，其信息化建设亟待加强。企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。发票管理自动化在这样的背景下显得尤为重要，它能够帮助企业更好地应对数电票带来的挑战。

传统档案管理痛点：成本效率合规难题

在传统档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本过高而烦恼，这些成本不仅包括纸质凭证输出的耗材费用，还涉及到档案室和档案柜等存储空间的需求。而且，纸质档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用。

财务人员则被庞大的档案数据量所困扰。整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了他们的工作热情。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗费时间。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本则包括手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险表现为电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。发票管理自动化可以有效解决这些传统档案管理中的痛点。

合思档案解决方案：全面创新应对痛点

合思档案针对企业在传统档案管理中面临的痛点，提出了全面且具有创新性的整体解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，真正实现了发票管理自动化。

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的深度融合。它为不同角色（CEO/高管、归档员/财务、外部审计）提供针对性的解决方案，携手企业碰撞出协作的价值。致力于补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，帮助企业实现业财融合，提升管理能效。通过建立完整的档案证据链、提供智能检索和共享调阅等功能，保障财务合规，提高档案利用效率。

合思档案核心模块：功能优势显著突出

合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具备独特的功能和优势。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。在发票管理自动化方面，它能够快速准确地处理大量发票数据，为企业提供高效的档案管理支持。
档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。这使得企业可以根据自身需求，灵活调整档案管理策略，更好地实现发票管理自动化。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。在发票管理过程中，确保发票数据的完整性和关联性，为企业的财务合规提供有力保障。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。方便企业快速准确地查找发票等档案信息，提高了档案利用效率。

合思档案竞争优势：技术合规双重保障

与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。它拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，通过了 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证，国家四部委官方试点 100% 成功验收，充分保障了系统的安全性和可靠性。

合思自主研发的工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，能够持续迭代、接口开放，更好地适应数电票管理要求的特殊性。在发票管理自动化方面，能够更高效地处理数电票相关业务。

合思档案可实现 100% 自动归档，凭借强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档，大大提高了工作效率。同时，它符合国家政策要求，能满足电子会计档案合规性管理，拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够及时应对各种变化。

合思档案成功案例：实际应用效果显著

众多企业在使用合思档案后，都取得了显著的应用效果。
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，共享单位数量增加了 18.9 倍，而作业人员仅从 16 人增长到 25 人，凭证自动化率达到 91.6%。这充分体现了合思档案在提高工作效率、扩大服务规模方面的优势，也实现了发票管理自动化带来的显著成效。
某企业年单据量 2.6 亿，使用合思档案后实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。发票管理自动化帮助该企业实现了档案管理的高效化和数字化。
某集团型企业通过合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，使会计档案管理制度标准化、制度化；确保了电子会计档案合规，满足了国家相关要求和企业审计对于电子原件的要求；实现了低碳环保，财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。发票管理自动化在其中发挥了重要作用，助力企业实现了降本增效和合规管理。
某企业通过合思档案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，财务人员增效。发票管理自动化让该企业的档案管理更加高效、便捷。

合思档案服务体系：专业全面贴心周到

合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的服务。

合思档案提供 7×24 小时的技术支持，确保客户在使用过程中遇到问题能得到及时解决。同时，合思坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，实现每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。还为客户提供定制化的解决方案，根据企业的不同需求和业务场景，量身打造适合的电子会计档案管理方案，进一步提升发票管理自动化的效果。

选择合思档案：开启财务数智化新征程

合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现 70% 节约纸张成本、75% 节约整理成本、90% 检索效率提升、100% 管理合规性。它是企业实现全面数字化的得力助手，能够帮助企业补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。

选择合思档案，企业可以借助数字化手段提升财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，打响数字化转型决胜之战。如果您想进一步了解合思档案，体验发票管理自动化带来的便捷和高效，欢迎通过电话（400 – 105 – 6505）、网站（www.hosecloud.com）等渠道获取更多信息，还可以免费试用。