提升档案使用效率，合思档案助力企业数字化转型

在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。企业在数字化进程中，通过建设 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，仍未摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

2025 年数电票将实现全覆盖，这给企业财务档案管理带来了新挑战，企业的信息化建设亟待加强。因数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。从部门规章到国家法律，电子档案的法律效力得到全面肯定，电子会计凭证可以以电子形式保存并形成电子会计档案。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以节约纸张成本、整理成本，提升档案使用效率，保障管理合规性，是企业数字化转型中档案管理的得力助手。

合思档案产品概览：开启档案管理新范式

合思档案定位为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这能满足企业在不同场景下的档案管理需求，为企业提供全方位的档案管理支持。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思档案致力于实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。其业务流转涵盖了从业务流转、财务入账到档案采集、制档、管理和利用的全环节。通过合思档案，企业可以实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间限制，让企业可以在线自由调阅档案。同时，预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，实现自由穿透档案链，大大提升了档案使用效率。

核心功能剖析：数智化驱动档案管理升级

• 多源采集：数据汇聚的智慧之门
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，能满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案还支持多种便捷手动数据补录方式。通过多源采集功能，合思档案能够全面、准确地收集企业的各类档案数据，为后续的制档和管理提供坚实基础，有效提升档案使用效率。

• 智能制档：数据整合的精准之力
  智能制档是合思档案的一大核心功能。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，它具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，能够保障归档数据真实、完整、安全、可用。智能制档功能让企业的档案管理更加精准、高效，进一步提升了档案使用效率。

• 档案管理：精细管控的有序之道
  合思档案的档案管理功能十分强大。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，支持自定义档案目录分类，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业根据自身制度自主排列、扩展。通过精细的档案管理功能，企业可以对档案进行有序管控，提高档案使用效率。

• 档案应用：便捷查询的高效之钥
  在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。它智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。这些便捷的查询和应用功能，让企业能够快速获取所需档案，极大地提升了档案使用效率。

优势对比：传统与现代的鲜明分野

传统纸质档案管理存在诸多问题。它有着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；还有高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；更存在高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏等。而合思档案可节约 70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升 90%，管理合规性达 100%，大大提升了档案使用效率。

在数电票处理上，传统档案管理难以满足要求。数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息。合思自主研发工具包，拥有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，保障企业在数电票时代的档案管理高效、合规，提升档案使用效率。

传统档案管理在档案关联和证据链完整性检测上效率低下且准确性难以保证。合思档案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，提升档案使用效率。

在数据处理能力上，数电票时代企业内外部产生的电子数据呈爆发式增长，传统的数据管理方式已无法满足海量电子数据的存储与应用。合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，能支撑百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询，显著提升档案使用效率。

应用案例展示：实践验证的卓越成效

某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，档案使用效率得到极大提升。例如，凭证总量 14W + ，单据总量 50W + ，某月入库数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家相关政策和企业审计要求；低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，档案使用效率大幅提高。

某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、会计档案散落各系统未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多弊端、电子发票和回单存档不合规范等问题。采用合思档案单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，档案使用效率显著提升。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理和利用等环节存在诸多痛点，如业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散难以查找等。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，档案使用效率得到有效提升。

价值展望：引领企业数字化档案管理新征程

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能让每一个企业都更好享受数字化转型带来的降本增效。

随着企业数字化转型的不断深入，电子会计档案管理的需求将持续增长。合思档案凭借其先进的技术、完善的功能和丰富的实践经验，有望在市场中占据更重要的地位，为更多企业提供优质的服务。它广泛连接业财系统，具备灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对政策变化和企业发展需求，在未来企业数字化建设中发挥关键作用。

如果您想提升企业的档案使用效率，体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业数字化档案管理的新篇章。