在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年，铁路和民航旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票，这标志着我国电子凭证改革步入了快车道。然而，企业在电子凭证处理过程中仍面临诸多难题，如同卡在最后一公里的顽疾，亟待解决。
传统报销模式下，会计凭证的“接收难、入账难、归档难”问题日益凸显。大量纸质档案的管理不仅对空间和人力提出了巨大挑战，增加了企业成本，而且难以保证电子原文件的长期保存和数据安全，无法满足企业现代化管理的要求。此外，企业业务和财务系统相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难。电子发票的打印、查重、验伪工作耗时费力，还造成了纸张的浪费。实物档案资料的存储占用了大量物理空间，需要专人管理，成本高昂，且实物档案损坏时有发生，给企业带来了较大风险。在采购报销管理方面，这些问题更是严重影响了企业的运营效率和成本控制。
面对这些行业痛点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的采购报销管理提供了全方位的解决方案。
全面解决方案：合思档案构筑采购报销管理新生态
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在采购报销管理中，它就像一个智能中枢，将各个环节紧密连接，实现高效协同。
合思档案通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。这使得企业在采购报销管理中能够快速、准确地获取电子凭证信息，大大提高了工作效率。同时，它还能智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件，确保档案的准确性和合规性。
在档案管理方面，合思档案能够精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求，实现档案全生命周期管理。这为企业的采购报销管理提供了安全、可靠的保障，让企业能够放心地进行数字化转型。
核心功能亮点：合思档案赋能采购报销管理高效运转
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务四个环节，为采购报销管理带来了极大的便利。
智能采集环节，可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行。这使得企业在采购报销管理中能够快速、准确地采集电子凭证信息，无需人工干预，大大提高了工作效率。预归档服务集成了规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的信息进行初步处理和分类，为后续的归档工作做好准备。
基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节。在采购报销管理中，企业可以通过合思档案轻松实现对电子档案的存储和管理，随时进行检索和借阅，确保档案的安全和完整。档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的采购报销管理提供了有力的支持。
合思档案支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。这使得企业在采购报销管理中能够快速、准确地获取所需信息，提高了工作效率和决策的科学性。
使用收益：合思档案助力采购报销管理降本增效
使用合思档案为企业的采购报销管理带来了显著的收益。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。在采购报销管理中，企业可以通过合思档案实现对采购报销流程的自动化管理，减少人工干预，提高工作效率。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本338,910元。在采购报销管理方面，这些成本的节约直接提高了企业的经济效益。
合思档案助力企业实现业财一体化和无纸化目标，提升数字化建设水平，满足未来企业全面数字化转型战略需要。在采购报销管理中，企业可以通过合思档案实现业务和财务数据的实时共享和协同，提高了采购报销管理的效率和准确性。
企业使用合思档案后，档案整理匹配效率大幅提升。如好想你在采购报销管理中减少了90%人工耗时，海亮教育提升了90%档案整理匹配效率。这使得企业在采购报销管理中能够更加高效地处理业务，提高了企业的竞争力。
典型应用场景：合思档案拓展采购报销管理应用边界
合思档案在多个典型应用场景中展现了其强大的适用性，为采购报销管理提供了多样化的解决方案。
在财务报销场景中，员工无需打印任何单据，告别复杂报销流程，无纸化为业务发展带来便捷。在采购报销管理中，员工可以通过合思档案轻松完成采购报销申请，无需打印纸质单据，大大提高了工作效率。如云南菜品牌连锁企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！”
在审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。合思档案支持灵活的账户权限配置，审计可通过专用账号下载所需电子源文件，高效合规。在采购报销管理中，审计人员可以通过合思档案快速、准确地获取采购报销相关的电子档案信息，提高了审计效率和准确性。
在档案查阅场景中，可实现多维检索，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。在采购报销管理中，企业管理人员可以通过合思档案快速、准确地查询采购报销相关的档案信息，提高了决策的科学性。如金牌橱柜在采购报销管理中档案查询耗时减少了80%。
在业财融合场景中，合思档案提高总部和门店业财融合效率。在采购报销管理中，企业可以通过合思档案实现总部和门店之间的采购报销数据实时共享和协同，提高了业财融合的效率。如云南菜品牌连锁企业在采购报销管理中业财融合提升了80%。
客户成功案例：合思档案验证采购报销管理解决方案有效性
多个不同行业的客户成功案例证明了合思档案在采购报销管理方面的有效性。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在采购报销管理中减少了90%人工耗时，总部接收减少了80%管理耗时，借阅管理减少了67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，在采购报销管理中纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，在采购报销管理中档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
帆书使用合思档案后，在采购报销管理中仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
未来财务用合思，让有限更有效。如果您正在为采购报销管理的难题而烦恼，不妨联系合思，获取专业的解决方案。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com。扫描二维码可了解合思档案，了解更多成功案例。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它为采购报销管理带来的变革。
