在我国，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，在这场变革中，企业在财务档案管理方面却面临着诸多痛点。传统的纸质档案管理模式，犹如一辆老旧的马车，在数字化的高速公路上显得格格不入。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。如COMMUNE幻师，每年仅档案耗材、打印、存储成本就高达53323元。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。海亮教育科技服务集团就存在电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张，实物档案损坏时有发生的问题，企业面临着较大的风险。
面对这些痛点，合思推出了一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的财务档案管理系统——合思档案。它就像是一位智慧的管家，为企业的财务档案管理提供了全方位的解决方案。
合思档案：全流程财务数智化服务领航者
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
该财务档案管理系统实现了档案数据来源的多元化。通过OCR技术，它可以自动识别和整理各类文档信息，形成电子档案；同时，还能将实体文件扫描或拍照，转换为数字形式的实物档案数字化副本。此外，合思档案提供自动归档功能，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。其自助OA功能，为员工提供了一个在线平台，让他们可以方便地提交申请并进行审批流程。
合思档案核心功能：开启高效档案管理新时代
合思档案的核心功能亮点，犹如夜空中的繁星，闪耀着智慧的光芒。
它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业提供了电子会计档案全生命周期管理服务。从智能采集开始，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保档案数据的高效采集；预归档服务则通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理打下坚实基础；基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，让企业的档案管理更加规范有序；档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，大文件自动切割·数电票自动化解析，实现了档案采集的高效性。在档案制档过程中，智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保了档案制档的准确性和合规性。而精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，则保障了档案管理的安全性和规范性。
合思档案收益：降本增效合规运营的利器
企业使用合思档案财务档案管理系统，能够获得显著的收益。
自动化归档功能让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。同时，合思档案还能为企业节省成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本达338,910元。
在提升工作效率方面，合思档案也有着出色的表现。高新兴科技集团通过使用合思档案实现了会计档案无纸化管理，归档效率提升了90%；海亮教育科技服务集团的档案整理匹配效率也提升了90%。此外，合思档案还能帮助企业实现合规经营和低碳运营。中文传媒通过合思档案实现了财务档案数字化，满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求；杭州西湖城市建设投资集团进行无纸化改造后，仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸。
合思档案行业应用：多领域绽放光彩
合思档案在不同行业都有着典型的应用场景。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司利用合思档案打破了数据壁垒，实现了一键联查，提升了工作效率。同时，借助虚拟档案库房和二维码，该公司实现了电子与实物的匹配，方便查阅者定位实物位置。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线了电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。使用该财务档案管理系统后，企业减少了50%的人力成本，提高了效率，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%。
在教育培训行业，海亮教育科技服务集团通过合思档案解决了数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题。档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%。
在软件与信息技术服务行业，高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率。档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。
合思档案成功案例：实力见证价值
众多企业的成功案例，充分证明了合思档案财务档案管理系统的实力。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储凭证、单据、合同、回单等四证，实现了业务证据链完整，数据共享，一站式查阅。银行回单无纸化后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据。财务结账效率提高了50%，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年。
中文传媒通过合思档案实现了电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。
杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案实现了工程文件和财务文件的全过程系统化、电子化管理。档案整理匹配效率提升了72%，存储空间减少了41%，报销效率提升了300%，单据打印纸张减少10万张/年。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案财务档案管理系统具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，在全国设有研发中心和直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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