合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在当今纸电混合的时代，企业的财务档案管理宛如一座迷雾笼罩的迷宫，诸多痛点让企业各层级人员苦不堪言。企业高管们面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的难题，大量的纸质档案如同沉重的包袱，不仅耗费了大量的资金用于耗材和存储空间，而且其中蕴含的数据难以分析利用，如同深埋地下的宝藏无法挖掘。财务人员则深陷档案数据量大、整理工作枯燥繁复的泥沼，要手动逐一匹配核对海量数据，时间和精力都被无情消耗。业务人员也在报销纸质票据的繁琐流程中疲于奔命。

同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求不断膨胀；手工装册归档的重复性工作如同无休止的循环，查询调阅条件的粗糙颗粒度让数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力遭受损坏。随着2025年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战，数电票的验签、解析以及以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，都需要企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。而且，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存及数据存储线下载体的问题依然存在。

在这重重困境之下，合思档案犹如一盏明灯，为企业照亮了财务档案管理的前行之路。

合思档案解决方案全景：多场景适配的智慧之钥

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，宛如一张精密的大网，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，涵盖了电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。

大数据解决方案更是展现出强大的实力，它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询，就像一个超级智能的管家，快速准确地找到所需信息。档案扩展解决方案则可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，让企业的档案管理更加灵活高效。业务系统中的共享调阅解决方案能够使档案查阅穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求，如同打通了企业信息流通的任督二脉。证据链完整性解决方案能智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案，为企业的财务合规检测提供了有力保障。

合思档案核心功能亮点：科技赋能的卓越优势

• 多源采集：无缝集成的智慧通道
  合思档案在多源采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持手动采集，通过多种便捷手动数据补录方式处理，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，就像一个万能的收纳盒，能够将各种形式的会计资料都有序收纳。

• 智能制档：高效整合的精准利器
  智能制档时，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，能减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提高了财务合规检测的效率。

• 专用格式版式文件：创新存储的灵活典范
  专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强，为财务合规检测提供了更加规范和灵活的档案存储方式。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：安全合规的坚固防线
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业的财务合规检测提供了全方位的保障。

用户使用合思档案收益：价值提升的显著回报

• 降本增效：成本节约的明智之选
  使用合思档案能够带来显著的降本增效。企业可以彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本。同时，检索效率大幅提升，管理合规性得到保障，就像为企业“收紧了钱袋子”，在当前经济环境下，让企业的每一分钱都花得更加合理。

• 全链路拉通：信息化建设的关键拼图
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。各个环节之间的数据流通更加顺畅，信息共享更加及时，为企业的整体运营提供了有力支持。

• 数据价值挖掘：决策支持的智慧源泉
  合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。从数据到决策，为企业决策提供支持，使企业能够更加科学地制定发展战略，在激烈的市场竞争中占据优势。

• 资源重组：效益最大化的高效路径
  通过使用合思档案，企业实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。各个部门之间的协作更加紧密，工作效率更高，实现了企业效益的最大化。

合思档案典型场景：广泛适用的多元价值

• CEO/高管：数智决策的有力助手
  对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，它还能提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实基础。

• 归档员/财务：高效工作的得力伙伴
  归档员/财务使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

• 外部审计：便捷审计的可靠保障
  外部审计通过合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

• 实物备查场景：精细管理的有效手段
  在实物备查场景中，合思档案能智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位，适用于打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，为企业的实物档案管理提供了更加精细和高效的解决方案。

合思档案客户成功案例：实践验证的卓越成效

某企业年单据量高达2.6亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化程度提高，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合。实施合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。使用合思档案单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多痛点。采用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在政策推动、合规要求以及当前经济环境下帮助企业降本增效的大背景下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有专业的服务团队，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便企业联系和了解。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都选择了合思档案，企业可以放心选择合思档案，享受数字化转型带来的降本增效。合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，能为企业提供优质的电子会计档案管理服务，帮助企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。如果您想体验合思档案带来的高效财务档案管理，不妨现在就免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。