发票管理自动化：合思档案引领企业档案管理新变革

在数字化浪潮席卷的当下，企业正面临着前所未有的挑战与机遇。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一座无形的大山，压在企业财务档案管理的肩头，信息化建设的短板亟待补齐。数电票的迅猛扩张，让企业迫切需要一个专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

传统企业档案管理，宛如一辆老旧的马车，在时代的道路上艰难前行。企业高管们看着那堆积如山的纸质档案，心中满是无奈。巨大的管理成本、占据的大量存储空间，以及难以分析利用的档案数据，如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展。财务人员则在海量的档案数据中苦苦挣扎，整理工作耗费大量时间，手动匹配、核对确认的过程枯燥乏味，如同在黑暗中摸索前行。业务人员出差、招待后的报销流程，更是繁琐无比，纸质票据的留存和上交，就像一场漫长的马拉松，耗费着他们的精力。

传统档案管理的高显性成本和高隐形成本，如同两座大山，压得企业喘不过气来。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求不断增加；手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的粗糙颗粒度，让数据无法得到有效利用。而高合规风险，更是如同悬在企业头顶的达摩克利斯之剑。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力导致的纸质档案损坏，随时可能给企业带来灭顶之灾。

企业在推行数字化的道路上，虽然通过各类系统建设解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然面临着纸质文件储存和数据存储线下载体的难题。保证档案的原生性，是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必由之路。

在这样的时代背景下，合思档案应运而生，宛如一颗璀璨的明星，照亮了企业档案管理的前行道路。

合思档案解决方案概览：多元方案铸就管理利器

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，如同一个装满宝藏的百宝箱，满足了企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，如同一位技艺高超的魔术师，实现了发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案更是独树一帜。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整无缺。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率大幅提升。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，为企业节省了大量的成本和时间。

档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口配置化，让企业的档案管理更加得心应手。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，如同一位严谨的法官，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案核心功能与优势：智能管理凸显独特魅力

合思档案的多源采集功能，如同一个强大的信息收集器，支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，让数据采集更加灵活多样。

智能制档功能则是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了 90%的人工匹配工作量。关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，让制档过程更加精准高效。关联任务执行进度可视化，让用户随时掌握制档进度。

档案管理功能具备权限管理，精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，让档案管理更加安全有序。

档案应用功能实现了多维检索，满足了多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，让档案查询更加便捷高效。

合思档案应用场景与案例：实际成效见证卓越价值

对于年单据量 2.6 亿的企业来说，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，如同顽疾一般困扰着企业。合思档案的解决方案如同一位妙手回春的医生，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化、信息化，企业成本大幅降低。

集团型企业面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案如同一位睿智的军师，安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案如同一位技艺精湛的工匠，数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理现状。合思档案的单套制管理方案如同一位卓越的导师，数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态 API 接口；智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，搭建业务证据链；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全方位的档案管理解决方案，为企业提供了一条实现档案管理数字化转型的康庄大道。它拥有众多成功案例，服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，得到了客户的高度认可。如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等都对合思档案的效果给予了肯定。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，方便与企业进行沟通和服务。联系电话是 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。

企业可以积极与合思取得联系，体验合思档案带来的高效、合规、智能的档案管理服务，抓住数字化转型的机遇，提升企业的核心竞争力。现在就可以免费试用合思档案，开启发票管理自动化的全新旅程！