纸质档案数字化转型，合思档案助力企业高效管理

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临诸多痛点。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题；财务人员需手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥繁复；业务人员报销纸质票据流程繁琐，耗费时间。而且，纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。而纸质档案数字化已成为解决这些问题的关键途径。

合思档案解决方案：开启纸质档案数字化新时代

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）的高效管理。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案；费控系统与税务系统、OA系统、资金系统等多系统集成；业务系统提供共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案；数电票解决方案实现9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端管理；实物备查解决方案实现实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。单套制解决方案实现业务及管理流程的实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。通过这些解决方案，纸质档案数字化得以高效实现。

合思档案功能概览：全方位助力纸质档案数字化

• 多源采集：灵活多样的数据获取方式
  多源采集支持接口互联、自主采集和手动采集、自主补录两种方式。接口互联提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种多源采集方式为纸质档案数字化提供了丰富的数据来源。

• 智能制档：高效精准的档案组装
  智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，减少90%人工匹配工作量，同时提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。智能制档大大提高了纸质档案数字化的效率和质量。

• 档案管理：规范有序的档案管控
  档案管理包括权限管理、档案目录管理和系统规范预置档号。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理；档案目录支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建和表单主键设置，灵活拓展档案目录框架；系统规范预置档号根据国家发布的档案行业标准，支持唯一性、合理性、稳定性原则，同时支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则。规范的档案管理确保了纸质档案数字化后的有序存储和使用。

• 档案应用：深度融合的档案利用
  档案应用实现电子与实物档案高度融合，包括多维检索、一站式预览、穿透联查、多场景档案应用和档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索和批量检索；一站式预览实现凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树的双向联查、相互追溯；多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据和档案借阅服务；档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒和扫码上架等功能。强大的档案应用让纸质档案数字化后的价值得到充分发挥。

合思档案核心亮点：凸显纸质档案数字化优势

• 显著的降本增效
  合思档案更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，保证100%管理合规性。这使得企业在纸质档案数字化过程中，既能降低成本，又能提高效率。

• 电子会计档案管理闭环全量业财系统
  合思档案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”。通过实现纸质档案数字化，企业的财务档案管理更加完整和高效。

• 让数据“活起来”
  从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，通过多维检索、穿透联查等功能，让企业能够快速获取和分析档案数据，为决策提供支持。纸质档案数字化后的数据不再是静态的，而是能够为企业发展提供有力支撑。

• 资源重组
  实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，通过广泛连接各类异构业财系统，实现数据的整合和共享，提高企业的管理效率和决策水平。纸质档案数字化促进了企业资源的优化配置。

合思档案价值体现：满足不同角色对纸质档案数字化需求

• CEO/高管：决策助力与成本节约
  CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，绿色低碳运营。纸质档案数字化为企业高层提供了更有力的决策依据和成本控制手段。

• 归档员/财务：工作效率与数据透明
  归档员/财务可以提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。纸质档案数字化让财务人员的工作更加轻松和高效。

• 外部审计：便捷高效的审计方式
  外部审计可以实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。纸质档案数字化为外部审计提供了极大的便利。

合思档案典型场景：纸质档案数字化的实践应用

• 企业费控报销信息化
  合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，助力企业实现业财融合。在这个过程中，纸质档案数字化发挥了重要作用，使得报销流程更加高效和规范。

• 数电票管理
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。纸质档案数字化确保了数电票管理的高效和合规。

合思档案成功案例：见证纸质档案数字化成效

• 年单据量2.6亿的企业案例
  该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。数据指标显示，凭证总量达14W +，单据总量达50W +，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。通过纸质档案数字化，该企业的档案管理得到了质的提升。

• 共享中心统建的集团型企业案例
  该企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。纸质档案数字化解决了该集团型企业档案管理的难题。

• 多系统数据互联的企业案例
  该企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。纸质档案数字化让该企业的档案管理焕然一新。

• 中国最大的K12民办教育集团之一的案例
  该企业在档案采集、存储、整理和利用方面存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。纸质档案数字化为该教育集团的档案管理带来了新的活力。

合思档案市场定位与差异化优势：纸质档案数字化的首选

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。其差异化优势基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装、应收尽收、“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性、双模检测实现归档即合规等特点，还拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等多项资质，并且通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。在纸质档案数字化领域，合思档案无疑是企业的首选。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供优质的产品和服务。

如果您想进一步了解纸质档案数字化的魅力，不妨选择合思档案。现在您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，还能免费试用合思档案解决方案，开启企业财务数字化转型之旅。