在当今竞争激烈的商业世界中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，自1995年成立以来，一直致力于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块的发展。其产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也面临着诸多挑战。今天，就让我们一同探寻动力源在费用凭证管理方面的困境，以及合思为其提供的卓越解决方案。
业务迷局：动力源费用凭证管理痛点剖析
2011年，动力源满怀信心地开启了财务数字化转型和业财融合的征程。公司先后自建了费控系统、采购管理系统等，期望能借此提升财务管理效率。然而，现实却给了他们沉重的一击。
多系统操作体验差成为了员工们的心头之痛。申请单需要员工在各个系统之间频繁切换提交，繁琐的操作流程让员工们苦不堪言。而报销数据需要财务手工录入，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这不仅效率低下，还难以避免假票、错票、重票的情况发生，给费用凭证管理带来了极大的风险。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，更是让财务制度难以落地。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务人员在进行费用凭证管理时，常常陷入信息不对称的困境，难以做出准确的决策。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。这无疑给费用凭证管理增加了巨大的难度。
合思良方：打造动力源费用凭证管理新生态
面对动力源在费用凭证管理方面的诸多问题，合思凭借其专业的解决方案，为动力源带来了新的希望。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这使得费用凭证管理的数据来源更加准确、全面，为后续的管理工作奠定了坚实的基础。
无需报销模式的引入，更是给动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，大大简化了费用凭证管理的流程，提高了工作效率。
合思强大的系统连接能力也是其解决方案的一大亮点。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，为费用凭证管理提供了更加高效的支持。
步步为营：合思方案实施的精耕细作
合思为动力源提供的解决方案并非一蹴而就，而是经过了精心的规划和实施。
首先，合思将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。这一步骤为后续的流程优化和数据整合奠定了基础，确保了费用凭证管理的数据准确性和一致性。
接着，对业务人员进行培训成为了关键。合思组织了专业的培训团队，让业务人员熟悉无需报销的流程和操作方式。通过培训，业务人员能够更加熟练地运用新的系统进行消费和报销，确保了因公消费环节能够顺利进行，提高了费用凭证管理的效率。
最后，利用Open API和自定义流程引擎技术，逐步实现与第三方系统的对接。这一过程需要不断地调试和优化，以确保数据流转通道的畅通无阻。通过打通数据流转通道，实现了业务数据的实时共享和交互，为费用凭证管理提供了更加全面、准确的信息支持。
成效显著：动力源费用凭证管理焕新颜
经过一段时间的实施，合思为动力源提供的解决方案取得了显著的成效。
多系统集成让数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的工作满意度，为费用凭证管理营造了良好的氛围。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和核对工作中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算管理等。这不仅提高了财务管理的水平，也为企业的发展提供了更加有力的支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工在进行报销时，无需再手动输入大量的信息，系统会自动根据员工的消费记录进行赋值和计算。同时，聚合消费和同屏比价功能让员工能够更加直观地了解不同消费选项的价格和优劣，提高了消费的合理性和透明度，进一步优化了费用凭证管理。
财务审批有了更加充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多的精力，能够更加专注于费用凭证的审核和管理工作。智能制单功能能够根据预设的规则自动生成凭证，减少了人为错误的发生，提高了凭证的准确性和规范性。
高度赞誉：动力源对合思方案的认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在费用凭证管理方面解决方案的认可和信任。
行动号召：开启财务数字化转型新征程
众多像动力源这样的专精特新企业都选择了合思的财务数字化解决方案，并在费用凭证管理方面取得了显著的成效。您的企业也可以借助合思的专业能力，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
如果您也想为企业的费用凭证管理带来革新，不妨免费试用合思的财务数字化解决方案。现在就联系我们，开启财务数字化转型之旅，让您的企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
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