在当今数字化浪潮中，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票有着验签、解析以及以 XML 格式存档等特殊管理要求，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
同时，在纸电混合的时代，企业不同层级的人员也都有着各自的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大、储存占地且档案数据难以分析利用的难题；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及枯燥的流程所困扰；业务人员更是觉得报销纸质票据的流程繁琐不堪。此外，传统档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案可能因不可抗力损坏等问题。
不过，国家政策为企业电子档案管理带来了新的机遇。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，并且档案全生命周期管理闭环也成为了重要关注点。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决档案管理难题提供了有效的解决方案。
合思档案：财务数智化的得力助手
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于 2014 年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。
合思档案致力于解决企业内外交困的档案管理问题，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。它为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
使用合思档案能为企业带来显著的效益。它可以节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，提升 90%的检索效率，还能保障 100%的管理合规性。此外，合思档案打破了物理空间的限制，可在线自由调阅。它预置规则引擎，能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。同时，它还融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力双碳目标落地。
核心功能：开启电子票据系统管理新纪元
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多源采集：数据汇聚的智慧之匙
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张 PDF 大文件多张回单/发票可自动切割，自定义配置 Excel 导入模板可实现结构化数据批量导入。 -
智能制档：高效关联的精准之术
合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，可减少 90%的人工匹配工作量。它还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 -
专用格式版式文件：存储创新的变革之举
合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。 -
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：数据安全的保障之盾
该方案围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
优势对比：传统与现代的鲜明落差
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归档效率：自动与手动的天壤之别
传统档案管理方式存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。而合思档案能实现 100%自动归档，其强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，是符合国家政策要求的档案系统，可进行电子会计档案合规性管理。 -
查询能力：精细与粗糙的显著差异
传统档案查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。 -
数电票处理：专业与缺乏的明显对比
传统档案管理在数电票处理上缺乏专业应对能力。合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。 -
实物档案管理：线上与线下的巨大跨越
传统档案管理难以实现实物档案线上化管理和精细化管理。合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。
应用案例：真实场景下的卓越成效
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某企业：从繁琐到高效的华丽转身
某企业年单据量达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，数据加载仅需 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次。 -
某集团型企业：标准化与合规化的完美呈现
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。 -
某企业：数据整合与成本节约的典范
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案的数据集成方案统一储存，业务检测方案保证业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。 -
某民办教育集团：流程简化与效率提升的标杆
某民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在问题。合思档案的数据集成方案应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。
展望未来：引领企业数字化转型潮流
合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，能帮助企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。
合思档案秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，聆听用户需求，能让更多企业享受数字化转型带来的降本增效。它凭借广泛连接的能力、自动归档能力、合规性和灵活迭代能力等优势，未来将为更多企业提供优质的档案管理解决方案，助力企业实现全面数字化。
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