提升会计流程效率，合思档案助力企业档案管理数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理站在了新的十字路口，信息化建设的短板亟待补齐。在这个“数字化凭证时代”，传统档案管理的痛点愈发凸显，犹如横亘在企业发展道路上的巨石，阻碍着企业的前行步伐。

传统档案管理就像一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于纸张、油墨等耗材，还需要占据大量的存储空间，犹如一个无底洞，不断吞噬着企业的资源。而且，档案数据分散、未汇总整理，犹如散落在各处的珍珠，难以串联起来进行分析利用，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员则深陷繁琐的档案数据处理工作中，犹如在茫茫大海中捞针。整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥乏味，效率低下。业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，流程繁琐，耗费时间，就像陷入了一个迷宫，找不到出口。

传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这些都是看得见的成本；而手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用等隐形成本，更是像隐藏在水面下的冰山，不易察觉却影响巨大。此外，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等合规风险，也让企业时刻处于担忧之中。

企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚。保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化，而这正是合思档案解决方案的用武之地。

合思档案：一站式解决方案解锁多元需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理变得更加高效、便捷。

对于不同角色，合思档案提供了针对性的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，让企业决策更加科学、精准；为归档员/财务提高工作效率，实现档案数据同源和全流程透明流转，让财务工作变得更加轻松、愉快；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，让审计工作更加高效、准确。

单套制解决方案更是合思档案的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询，就像一张精密的网络，让企业的财务信息一目了然。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，让企业告别了繁琐的档案整理工作。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，为企业的财务安全保驾护航。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的自主权。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，让企业的档案管理更加个性化、专业化。

核心功能优势：打造高效智能档案管理体系

合思档案拥有一系列强大的核心功能，犹如一个精密的仪器，为企业的档案管理提供了全方位的支持。

多源采集功能支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它还支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等，让企业的数据采集更加灵活、高效。

智能制档方面，通过规则引擎实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让企业的档案制作更加智能、精准。通过字段映射实现查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，让企业的档案查阅更加轻松、高效。

专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它能摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，如档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”，让企业的档案管理更加个性化、专业化。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。四性检测满足国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关要求，让企业的档案管理更加合规、安全。

应用场景案例：见证合思档案实际成效

合思档案在众多企业中得到了广泛应用，取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，呈现会计凭证上下游单据树状结构；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务与财务数据穿透联查，档案管理电子化、信息化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主导致实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案采用精细化至元数据层级的关联规则引擎，配置符合“四流合一”的数据检测方案，快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，实现跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅业务全貌；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料全生命周期可控，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，受环境影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，操作重复易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案借还管理不规范。合思档案的数据集成方案按照归档范围和标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，运用动态API接口延展档案管理范围；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，通过可视化关联规则配置和业务映射搭建业务证据链，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案为企业提供了全面、专业的电子会计档案管理解决方案，能帮助企业解决档案管理的诸多痛点，提升会计流程效率。合思档案已获得众多客户的认可，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，这些客户通过使用合思档案实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型，提升了管理效率。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可积极与合思联系，开启高效的档案管理之旅，现在即可免费试用合思档案，亲身体验其带来的卓越效果。