在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，其财务数字化转型案例为众多企业提供了宝贵的借鉴。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家体育场、国家奥林匹克体育中心等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。如此优秀的企业，在财务数字化转型方面有着怎样的故事呢？让我们一同深入了解其报销分类管理的变革历程。
业务迷雾：探寻转型动因
动力源在发展过程中，业务规模不断扩大，财务报销分类管理的复杂性也日益凸显。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，现实却不尽如人意。
多系统操作体验差是一大难题。员工在进行申请单提交时，需要在各系统间频繁切换，操作繁琐。而且，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免，报销分类管理的准确性和合规性受到严重影响。
系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分突出。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，报销分类管理缺乏有效的数据支持。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，这进一步增加了报销分类管理的难度。
合思妙方：定制解决方案
面对动力源在报销分类管理中遇到的诸多问题，合思凭借其专业能力和先进技术，为动力源量身定制了一套解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，为报销分类管理提供了更准确、更全面的数据支持。
合思的无需报销模式更是为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式简化了报销流程，提高了报销分类管理的效率和准确性。
合思的系统连接能力也非常强大。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为报销分类管理提供了有力的技术保障。
步步为营：实施转型步骤
解决方案制定后，接下来就是具体的实施过程。合思有条不紊地推进每一个步骤。
首先，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。这一步骤确保了基础数据和业务数据的及时共享，为报销分类管理提供了准确的数据基础。只有数据准确、及时，才能实现高效的报销分类管理。
然后，对员工进行培训。让员工熟悉无需报销的流程和系统操作，包括因公消费的免垫资、免开票流程，以及如何通过系统进行消费和报销。员工是报销分类管理的直接参与者，只有他们熟练掌握了系统操作，才能确保整个流程的顺利进行。
最后，逐步推进系统的优化和调整。根据实际使用情况对系统进行功能完善和流程优化，确保系统的稳定运行和高效使用。报销分类管理是一个动态的过程，需要不断地根据实际情况进行调整和优化，以适应企业业务的发展变化。
硕果累累：展现转型价值
经过合思解决方案的实施，动力源在报销分类管理方面取得了显著的成果。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地完成报销流程，减少了时间成本，提高了工作效率。同时，报销分类管理的准确性也得到了大幅提升。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作，如财务分析、预算管理等，进一步提升了报销分类管理的水平。
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。报销分类管理更加科学、合理，为企业的发展提供了有力的支持。
高度赞誉：客户真情反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在报销分类管理方面解决方案的认可和信赖。
引领变革：开启转型之旅
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨借鉴北京动力源科技股份有限公司的成功经验，选择合思，开启高效、合规、低碳的财务数字化之旅。在报销分类管理方面，合思能够为您的企业提供专业的解决方案，让有限的资源发挥更大的价值。现在就可以免费试用合思的产品，亲身感受其在报销分类管理方面的卓越能力。
