在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务数智化的需求愈发迫切。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助众多企业在财务管理上实现了突破，挖掘出更多净利润。今天，我们就以北京动力源科技股份有限公司为例，深入了解合思在助力企业解决财务管理难题，尤其是出差预算控制方面的卓越表现。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。这样一家具有深厚底蕴和广阔发展前景的企业，在财务管理方面也曾面临诸多挑战，出差预算控制便是其中之一。
动力源业务困境：出差预算控制难题凸显
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设有分支机构。公司内部组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂繁琐，系统之间的壁垒如同坚冰，难以打破，这与公司预期的高效财务管理效果相差甚远。
在出差预算控制方面，多系统操作带来了极差的体验。员工在提交出差申请单时，需要在各个系统间频繁切换，不仅浪费时间，还容易出错。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，使得出差预算控制变得异常困难。
此外，系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，让同一个报销信息在审批、预算、差标等方面分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，出差预算控制缺乏有效的手段和数据支持。
合思破局之策：为出差预算控制量身定制
面对动力源的这些难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为动力源提供了一套全面的解决方案，有效解决了出差预算控制的问题。
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系统集成：数据互通的桥梁
合思首先在系统集成方面发力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。这样一来，员工的出差申请和报销流程能够与人员信息无缝对接，提高了审批的准确性和效率。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这对于出差预算控制来说，能够及时掌握相关费用的支出情况，为预算管理提供了有力的数据支持。 -
无需报销：高效合规的新模式
合思推出的无需报销模式，为动力源的出差预算控制带来了革命性的变化。业务人员因公出差消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保每一笔消费都符合规定。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这种模式不仅简化了报销流程，提高了工作效率，还大大降低了出错的概率，有效控制了出差预算。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这就打破了数据流转的壁垒，使得各个系统之间的数据能够流畅交互。在出差预算控制方面，能够及时获取相关系统的数据，进行综合分析和管理，为企业的财务管理提供了更加全面和准确的信息。
方案实施路径：稳步推进出差预算控制
合思为动力源提供的解决方案，按照科学合理的步骤逐步实施，确保了出差预算控制的有效落地。
首先是系统集成阶段。合思团队与动力源的技术人员紧密合作，完成了HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步。这一过程中，双方克服了数据格式不统一、系统兼容性等问题，确保了数据的准确传输和共享。通过系统集成，为后续的出差预算控制提供了坚实的数据基础。
接着，推动无需报销模式的落地。合思为动力源的员工提供了详细的培训，让他们熟悉新的消费和报销流程。在实施过程中，不断收集员工的反馈，及时调整和优化流程。经过一段时间的适应，员工逐渐习惯了这种新模式，出差预算控制也变得更加轻松和高效。
最后，利用系统连接能力，打通与第三方系统的对接。合思的技术团队根据动力源的实际需求，定制开发了相应的接口，确保数据能够在各个系统之间流畅流转。这使得动力源能够及时获取全面的财务数据，为出差预算控制和企业决策提供了有力支持。
显著成果效益：出差预算控制成效斐然
通过合思的解决方案，动力源在出差预算控制和财务管理方面取得了显著的成果和效益。
在操作体验方面，多系统集成实现了数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅减轻了员工的负担，还提高了员工的满意度。在出差预算控制方面，能够更加及时地处理报销流程，避免了费用的延误和超支。
对于会计人员来说，工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量时间进行手工录入和发票验真、查重等工作，而是可以将更多的精力放在数据分析和预算管理上，进一步加强了出差预算控制的力度。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工在出差时能够更加清晰地了解自己的预算情况，合理安排消费，有效控制了出差费用。同时，这也提升了员工的使用体验，让他们更加愿意遵守出差预算控制的规定。
对于管理者来说，能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现出差预算控制方面存在的问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。这有助于企业合理安排出差计划，优化资源配置，实现出差预算的精准控制。
动力源真诚反馈：认可合思出差预算控制能力
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”从陈华林总监的话语中，我们可以看出动力源对合思在出差预算控制和财务管理方面的能力给予了高度认可。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，尤其是在出差预算控制方面存在困扰，不妨选择合思。合思将凭借其专业的技术和丰富的经验，为您的企业量身定制解决方案。现在，您可以免费试用合思的财务收支管理平台，亲身感受其在出差预算控制和财务管理方面的强大功能和卓越效果。让我们携手为企业的降本增效、合规经营和低碳运营助力，让有限更有效。
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