电子档案合规管理：解锁企业差旅管控新密码

在当前经济环境下，企业发展面临诸多挑战，净利润成为企业生存和发展的关键。它不再仅仅是财务报表上冰冷的数字，而是企业蓬勃发展的“生命线”。

绝大多数企业遭遇三大“净利润黑洞”，分别是惯性思维、业财脱节和预算失控。其中，差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，是企业现金流的重要组成部分，却在不知不觉中侵蚀着企业的净利润。企业若想挖掘更多净利润，一方面要“省”，降低成本、提高效率；另一方面要“赚”，拓展业务新的增长点、提高业务收益。而控制差旅费用、提高经营效率，正是企业实现“省”与“赚”的关键所在。

合思与未来财务人研究院结合2024年差旅出行费用数据及发展趋势，联合发布《2024中国企业差旅管控分析报告》，揭示先进企业如何通过一站式差旅服务和以收定支的精细化管控实现降本增效，其中电子档案合规管理在整个差旅管控流程中发挥着重要作用，保障了数据的准确性和合规性。

市场迷雾：企业差旅管控的现状剖析

在当前经济环境下，企业营业收入增长放缓，利润率受到挤压。国家统计局数据显示，2023年全国规模以上工业企业营业收入涨幅持续收窄，营业收入利润率持续降低，盈利能力有所下滑。

2023年企业差旅市场经历“井喷式”增长后，2024年整体转向平稳增长。然而，机票折扣稍有回落、酒店价格有所上涨，企业在拓展业务与成本管控之间陷入两难，成本压力难以有效缓解。

根据合思平台及调研数据，差旅支出在企业现金流支出中占总运营成本的比例在10% – 40%之间。从行业来看，金融服务、生物医药等行业差旅支出频繁，差旅费用占企业运营成本的20%以上。

疫情过后，线下交流的信任价值迅速释放，差旅市场需求和价格双双上升，企业差旅成本直线攀升。在此背景下，企业迫切需要电子档案合规管理来支持精细化管控路径，以降低差旅成本、提升运营效率。

痛点迷局：企业差旅管控的重重困境

企业在挖掘净利润时通常先采取“硬控”措施，短期内效果显著，但往往以牺牲员工体验为代价。这不仅影响员工积极性和雇主关系，还可能对企业的健康可持续发展造成负面影响。例如，部分企业降低差旅预算、鼓励火车出行，导致员工差旅体验变差，员工与雇主矛盾升级，甚至可能出现消费合规问题，而电子档案合规管理有助于发现和解决这些合规问题。

随着企业业务向三四线城市拓展，大部分企业目前的管控维度仅支持到“市”，对于区县乡镇无法实现精细化管理，难以精准控制和科学调整差旅成本。

出海业务的增加使企业国际差旅管理需求上升，但面临海外差旅资源分散、碎片化信息数据、多平台切换、跨时区出行等难题，同时还要应对货币汇率波动带来的财务压力。电子档案合规管理能够帮助企业更好地整理和分析这些复杂的差旅数据。

企业员工线下支付的加油费、过路/过桥费、餐费等报销项目金额占比高达31%，目前大部分企业对这类线下场景缺乏有效的管控手段，且对线下预订差旅消费依赖事后审核，难以判断真实性，线下预订发票金额普遍高于线上预订价。电子档案合规管理可以对这些线下消费数据进行有效整合和合规审查。

智控破局：合思差旅管控解决方案策略

企业应从“硬控”转向“智控”，借助数智化、精细化管理手段，科学降低差旅成本，提升运营效率，优化差旅制度和行为。电子档案合规管理是数智化管理的重要一环，保障了数据的合规性和可追溯性。

合思提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，实现从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价，帮助企业获取性价比更高的差旅资源，同时实现全流程管控、全产业链优化和全员参与。在这个过程中，电子档案合规管理确保了每一个环节的数据准确合规。

合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，推出AI智能审批、AI智能推荐助手等功能，让企业使用起来更加顺畅，管理更加高效，帮助企业在AI时代赢得成本优势。电子档案合规管理与AI技术相结合，提升了管理的智能化水平。

合思通过制度与模式运作，鼓励员工在日常工作中积极参与成本节约，如推出差旅节省奖励计划“合力省”，打破员工与企业在“省钱”上的对立关系，实现员工激励与企业成本节约的双赢。电子档案合规管理为奖励计划提供了准确的数据支持。

核心揭秘：合思解决方案的关键模块

• 线上线下融合：差旅消费全面覆盖
  合思实现差旅、采购、补助全覆盖，提供机票、酒店大客户协议价托管，支持相关平台会员联合登陆。推出易商卡线下消费解决方案，实现报销补贴自动化、对账结算自动化、凭证生成自动化等。电子档案合规管理保障了线上线下消费数据的准确记录和合规处理。

• 国内外资源整合：出行选择丰富多样
  合思整合中航信等多方资源，多平台接入比价。接入全球近200万 + 酒店，高星酒店超5W家，同屏比价。覆盖73个热门国家，整合全球打车平台的聚合用车服务。提供多语言版本，满足海外员工自助下单的需求。电子档案合规管理对国内外差旅资源的数据进行统一管理和合规审查。

• 管控体验兼顾：差旅管理高效优质
  合思具备智能差标，提供优惠券、合力省、买贵赔等服务，实现订单实时占预算、多账户管理，提供差旅分析报告和风控类BI看板。电子档案合规管理确保了管控数据的准确和体验数据的合规。

• AI规划助力：差旅管控智能升级
  合思拥有AI行程助手、AI自动下单助手、AI风控、AI报告助手等功能，多维度提升员工体验，让企业的差旅管控于无形。电子档案合规管理与AI规划相结合，提升了差旅管控的智能化和合规化水平。

优势凸显：合思在差旅管控领域的独特魅力

合思与众多知名在线旅游代理建立深度合作关系，建立了覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源，满足不同客户群体的个性化需求。同时，作为无需报销平台，合思整合全球优质的服务商渠道，覆盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等，确保员工出差海外时能够快速获取高性价比的出行选择。

合思商城提供“线上+线下”多渠道预订服务，并配备7 * 24小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应。其推出的易商卡创新产品，100%覆盖线上+线下的因公消费全场景，也覆盖了国内与国际的支付需求，消灭企业员工因公消费管理“盲区”。在整个过程中，电子档案合规管理保障了各项业务的合规开展。

案例实证：合思解决方案的实际成效

某企业员工曾通过不正当方式变相提升出差体验、增加消费支出。应用合思系统后，通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工违规情况。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控，电子档案合规管理为这些操作提供了准确的数据依据。

2023年7月合思正式发布合力省项目，截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。某企业自2024年3月开通以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。电子档案合规管理保障了奖励数据的准确和合规。

2023年，某连锁零售企业业务转向三四线小城镇的商超渠道，与合思商城重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。电子档案合规管理确保了差标调整和消费数据的合规性。

服务护航：合思为企业提供的坚实后盾

合思拥有专业的研发团队，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品优化，为企业提供稳定、高效的差旅管理平台。其基于BI差旅风控系统，可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析，实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警，为企业提供数据分析和决策支持。电子档案合规管理贯穿于整个服务体系中，保障了数据的合规性和决策的科学性。

管理好差旅成本，不仅能够优化企业现金流，还能为业务的持续增长注入新动力。企业需要通过科学的差旅管理，实现差旅管控与员工体验、业务拓展与成本控制、企业赚钱与省钱等多个矛盾的平衡。

合思全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”方面实现全场景覆盖，在“管”方面实现全流程管控和全员参与，帮助企业在节省显性成本的同时，管控隐性浪费，充分释放差旅数据价值，赋能企业管理者的业务经营决策。电子档案合规管理是合思解决方案的重要支撑，保障了整个差旅管控流程的合规性和高效性。

在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。如果您想深入了解合思的差旅管控解决方案，体验电子档案合规管理带来的高效与便捷，不妨点击免费试用，开启企业差旅管理的新篇章。