在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开科学合理的财务管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借国家认定厨房工业设计中心和“智能制造示范企业”的殊荣，在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +。然而，如此庞大的企业规模也给其财务管理带来了诸多挑战，尤其是在会计档案管理方面，传统的管理方式已难以满足企业发展的需求，一场会计档案数字存档的变革迫在眉睫。
传统管理痛点：会计档案管理困局
- 数据散落利用难
在传统的管理模式下，金牌橱柜的会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。会计人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架存储。这种繁琐的操作不仅耗费大量的时间和精力，而且档案数据难以得到有效的利用。在需要查询特定档案时，往往如同大海捞针，效率极低。 - 保管存储有隐患
财务部门对会计档案临时保管1年后，需移交综合档案管理。独立的档案室虽然对纸质档案进行集中管理，但随着企业业务的不断拓展，档案数量急剧增加，纸质档案的存储压力也越来越大。同时，纸质档案容易受到损坏、丢失等风险的影响，给企业的财务管理带来了潜在的隐患。 - 管理利用效率低
以纸质档案管理为主的方式，在每年的实物稽查工作中，需要人工逐一翻查档案，不仅工作量巨大，而且容易出现遗漏和错误。这种低效的管理利用方式严重制约了企业财务管理的效率和准确性，成为企业发展的绊脚石。
合思方案：会计档案数字存档破局之道
- 统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供的解决方案，首先从打破数据孤岛入手。通过先进的技术手段，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。就像将散落的珍珠串成一条美丽的项链，让会计档案数据变得有序而易于管理。这种统一存储的方式，不仅提高了数据的安全性和可靠性，还为后续的业务处理和数据分析提供了有力支持。 - 业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建完整的证据链条，实现业财一体双向穿透。在这个过程中，每一笔业务都能在财务数据中找到对应的证据，每一项财务数据都能追溯到具体的业务环节。这种紧密的关联使得企业的财务管理更加透明、准确，能够及时发现和解决潜在的问题。 - 数据共享：一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户可以便捷高效地进行一站式查阅。无论是财务人员、审计人员还是其他相关部门，都可以根据自己的权限快速找到所需的档案信息。这种数据共享的方式大大提高了工作效率，减少了沟通成本，为企业的协同发展提供了有力保障。 - 银行回单无纸化：降本增效新举措
海量的银行回单处理一直是企业财务管理中的难题。合思实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了数据处理的速度和准确性。通过数字化的管理方式，企业可以更好地应对业务的快速变化，实现降本增效的目标。
方案实施：会计档案数字存档落地之路
- 数据采集与处理
合思通过开放式接口互联，自主采集档案数据，对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析。这一系列的操作确保了档案数据的准确、完整和及时采集，为后续的处理工作奠定了坚实的基础。在数据采集过程中，合思还采用了先进的技术手段，对数据进行清洗和整理，去除冗余信息，提高数据的质量。 - 智能关联与组装
合思智能关联各类档案，自动进行组装，并进行四性检测、业务检测，使用自定义版式文件。通过智能关联，不同类型的档案之间建立了紧密的联系，形成了一个有机的整体。自动组装功能则大大提高了档案处理的效率，减少了人工干预。四性检测和业务检测确保了档案的准确性和合规性，自定义版式文件则满足了企业个性化的需求。 - 权限管控与安全保障
合思对档案进行精准权限管控，灵活扩展档案目录，采用水印管理，确保档号符合国标要求。在数据安全方面，合思采取了多重保障措施，如数据加密、备份恢复、访问控制等，确保企业的会计档案数据不被泄露和篡改。精准的权限管控使得不同人员只能访问自己权限范围内的档案信息，有效保护了企业的核心数据。
实施成果：会计档案数字存档成效显著
- 效率提升：耗时大幅减少
实施合思的解决方案后，金牌橱柜在会计档案管理方面取得了显著的成效。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业的财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和质量。原本需要花费大量时间进行的档案匹配和查询工作，现在可以在短时间内轻松完成，大大提高了工作的及时性和准确性。 - 成本降低：节省总体开支
通过会计档案数字存档，金牌橱柜预估每年可节省总体成本30万 +。无纸化管理减少了纸张、印刷、存储等方面的费用，同时提高了工作效率，降低了人力成本。这些成本的节省为企业的发展提供了更多的资金支持，增强了企业的竞争力。 - 合规保障：档案合规性100%
合思的解决方案确保了金牌橱柜的档案合规性达到100%。在档案管理过程中，严格遵守国家相关标准和法规，对档案的采集、存储、利用等环节进行全面监控和管理。这不仅避免了企业因档案管理不合规而面临的风险，还提升了企业的形象和信誉。
客户评价：会计档案数字存档获认可
金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。通过合思的解决方案，企业成功实现了多系统数据互联，档案数据得到智能化管理，工作效率和准确性大幅提高。合思的方案有效解决了公司在档案管理方面的难题，为公司的财务管理带来了极大的便利。这充分证明了合思在会计档案数字存档领域的专业性和创新性，也为其他企业提供了可借鉴的成功案例。
在当前经济环境下，企业的数字化转型已成为必然趋势。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。会计档案数字存档不仅是一种技术手段的应用，更是企业提升财务管理水平、实现可持续发展的重要举措。
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