在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型之路上经历了诸多挑战。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管投入了大量的时间和精力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，实际效果与预期差距较大。差旅发生记录管理在这样的困境下也变得困难重重，企业急需一套有效的解决方案来打破僵局，而合思的出现为其带来了新的希望。
转型痛点：荆棘满途的数字化之路
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操作体验差合规难题凸显
动力源在财务数字化转型过程中，多系统操作体验差的问题十分突出。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，不仅浪费时间，还容易出错。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这使得假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，差旅发生记录管理也变得混乱无序，极大地影响了工作效率和合规性。 -
系统割裂数据滞后困境
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。在差旅发生记录管理方面，数据的分散和滞后使得企业难以对差旅费用进行有效的监控和分析，增加了企业的成本和风险。 -
业务复杂报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了报销的复杂性。差旅发生记录管理需要处理大量的不同类型的费用和支付方式，使得工作难度大大增加。 -
架构复杂流程统一难题
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证。这一系列问题使得差旅发生记录管理变得更加困难，企业急需优化流程，提高管理效率。
合思方案：精准施策的破局之钥
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系统集成数据同步互通
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，差旅发生记录管理能够获取准确的人员和订单信息，为后续的费用管理和分析提供了有力支持。 -
产品应用无需报销革新
合思的无需报销模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式大大简化了差旅发生记录管理的流程，提高了工作效率和合规性。 -
系统连接打破数据流转壁垒
合思的系统连接能力强大，Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。差旅发生记录管理能够实现数据的实时共享和流转，为企业的决策提供了更加及时准确的信息。
实施步骤：循序渐进的转型之路
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基础数据同步奠基
合思与动力源从2021年开始展开财务数字化合作，逐步推进系统集成和产品应用。首先进行的是基础数据的同步，将HR系统和BPM系统的数据与合思费控对接，确保数据的一致性和准确性。这一步为后续的差旅发生记录管理提供了坚实的数据基础，使得管理更加精准和高效。 -
引入模式培训先行
在基础数据同步完成后，合思引入了无需报销的模式，并对员工进行相关培训，让员工熟悉新的报销流程和操作方式。通过培训，员工能够更好地适应新的系统和模式，提高工作效率和使用体验。差旅发生记录管理也在员工的积极配合下得到了更好的实施。 -
优化连接协同提升
合思不断优化系统连接和数据流转，确保各系统之间的协同工作，提高业务处理和数据统计效率。通过持续的优化，差旅发生记录管理能够更加顺畅地进行，企业的财务管理水平也得到了进一步提升。
转型成果：显著效益的华丽转身
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操作体验革新效率飞升
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。在差旅发生记录管理方面，员工能够更加便捷地提交和查询报销信息，财务人员也能够更加高效地处理和分析数据，工作效率得到了极大的提升。 -
员工体验提升便捷无忧
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松自在。差旅发生记录管理也更加符合员工的需求，提高了员工的满意度。 -
财务合规减负价值凸显
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作。差旅发生记录管理更加规范和高效，为企业的财务管理提供了有力保障。 -
管理管控升级决策精准
管理方面，实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。差旅发生记录管理为企业的决策提供了更加科学的依据，帮助企业更好地控制成本和风险。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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