合思档案：引领会计档案生命周期管理新变革

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革如同催化剂，让企业财务档案管理直面新的考验。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件更要求写入财务入账信息，对企业财务档案管理的信息化建设提出了更高标准。

纸电混合时代，企业不同角色都在档案管理中遭遇重重困难。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被档案数据量大、整理耗时、需手动逐一匹配核对等繁琐工作所困扰；业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐的折磨。同时，企业还承受着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。

合思档案：全方位赋能企业角色

合思档案应运而生，它是企业会计档案生命周期管理的得力助手。合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，降低档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。

归档员/财务人员使用合思档案，可以告别重复低价值工作，提高工作效率。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松，同时提高档案利用效率。

在面对外部审计时，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计效率。

合思档案功能：构建会计档案生命周期全景

• 电子会计档案全生命周期管理
  合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析以及应用层等多个方面。在智能采集方面，外部生态通过规则引擎、业务映射等方式，内部通过EAI插件、API接口等途径，实现数据的高效采集。预归档服务包括自动归档、业务检测等功能，确保档案数据的准确性和完整性。基础管理涵盖档号管理、账套管理等，为档案管理提供坚实的基础。档案服务提供身份调查、全文检索等功能，方便用户快速查找所需档案。统计分析功能可进行进销项统计、资金统计等，为企业决策提供数据支持。应用层则提供辅助审计、证据方案库等服务，满足企业不同的应用需求。

• 多源采集：灵活多样满足需求
  合思档案支持多源采集，既支持接口互联、自主采集，也支持手动采集、自主补录。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，可通过多种便捷手动数据补录方式进行处理。

• 智能制档：高效精准关联匹配
  智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，让档案管理更加高效。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件：创新存储降低成本
  合思档案的专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。

合思档案核心亮点：凸显独特优势

• 便捷调阅与混序归集
  合思档案打破物理空间限制，实现不打印、在线自由调阅。它预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

• 双模式检测方案
  合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 大数据解决方案
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等能力，还有海量数据匹配引擎和映射引擎以及专利技术支撑。

• 实物备查智能管理
  合思档案能够智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。支持集团共享、批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

合思档案价值：多维度助力企业发展

• 显著降本增效
  合思档案能帮助企业显著降本增效，更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%。

• 连接业财系统
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

• 激活数据价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，告别数据割裂问题。

• 实现资源重组
  合思档案能够实现企业资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，满足企业不同场景下的档案管理需求，支持企业数字化转型。

合思档案典型使用场景：广泛适用各类企业

• 日常财务核算与管理
  在企业的日常财务核算和管理中，合思档案可实现多源采集会计资料，智能制档完成凭证、单据等的自动匹配组装。档案管理实现权限管理、精准管控，档案应用可进行多维检索、一站式预览等，满足财务人员日常工作需求。

• 外部审计应对
  当企业面临外部审计时，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计重复沟通、补充审计资料，提高审计效率。

• 集团型企业管理
  对于集团型企业，合思档案可实现共享中心统建，档案管理标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，实现财务档案的安全存储，满足国家相关政策要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。

• 数电票业务处理
  在企业处理数电票业务时，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思档案成功案例：实力见证效果

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证总量14W +、单据总量50W +，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。采用合思档案单套制管理方案后，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难等。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：独特竞争力凸显

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性，满足企业在“数字化凭证时代”财务档案管理要求。

合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对变化。

其大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值，这是其在数据处理方面的独特优势。

合思档案凭借其强大的功能、独特的优势和成功的实践案例，成为企业会计档案生命周期管理的理想选择。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，挖掘会计档案的深度价值。随着数字化时代的发展，企业对财务档案管理的要求不断提高，合思档案将持续迭代升级，以更好地满足企业的需求，在企业数字化建设中发挥更重要的作用。现在就行动起来，选择合思档案，免费试用，让您的企业财务档案管理更加高效、合规、智能，抓住数字化转型的机遇，实现企业的可持续发展。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码等方式联系我们。