在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型的步伐愈发急促。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。下面，就让我们通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的案例，深入了解合思档案的魅力。
金牌橱柜：传统档案管理困境凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，多年来一直深耕于国内高端整体厨柜及定制家居领域，是该行业的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣获了国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在辉煌的背后，公司的会计档案管理却面临着诸多难题。
公司的会计档案分散在各个系统中，数据彼此孤立，难以有效利用。每到处理档案时，工作人员需要逐一打印相关资料，再进行手工匹配、组装、装订，最后上架保存。这些繁琐的操作耗费了大量的人力和时间。而且，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交到综合档案管理部门，由独立的档案室进行纸质档案的存放。
在稽查环节，由于以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，工作效率极其低下。这不仅增加了管理成本，也难以满足公司日益增长的业务需求。对于金牌橱柜来说，寻找一种高效、便捷的档案管理解决方案迫在眉睫。此时，“报销记录查询”在这种混乱的档案管理模式下也变得异常困难，财务人员往往需要花费大量时间在堆积如山的纸质档案中寻找所需的报销记录。
合思档案：量身定制解决方案
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打破数据壁垒统一存储
合思档案为金牌橱柜提供的解决方案，首先从打破数据孤岛入手。它将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一存储在一个平台上，并制定统一的标准和管理方式。这样一来，原本分散在各个系统中的数据得以集中管理，消除了信息隔阂，为后续的档案处理和利用奠定了坚实的基础。当需要进行“报销记录查询”时，只需在统一的平台上进行操作，大大提高了查询的效率。 -
构建完整业务证据链
合思档案通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条。在这个链条中，业务和财务数据紧密相连，实现了业财一体的双向穿透。这意味着无论是从业务角度还是财务角度，都能清晰地追溯到相关的档案信息，为企业的决策提供了有力的支持。例如，在“报销记录查询”时，可以同时查看与该报销相关的业务合同、单据等信息，确保报销的真实性和合理性。 -
实现数据共享便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户可以一站式查阅所需的档案信息。这种便捷高效的查阅方式，大大节省了用户的时间和精力。用户只需在平台上输入关键词，就能快速定位到所需的报销记录，无需再像以前那样在多个系统中来回切换查找。 -
推进银行回单无纸化管理
海量的银行回单管理一直是企业档案管理的难题之一。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅降低了企业的管理成本，还提高了工作效率。在进行“报销记录查询”时，相关的银行回单信息也能快速准确地呈现出来，为报销审核提供了有力的依据。
成效显著：金牌橱柜开启新篇章
通过合思档案的实施，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成效。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。原本需要大量人力和时间进行的档案匹配工作，现在通过合思档案的自动化处理，大大缩短了处理时间，提高了工作效率。
档案查询耗时也减少了80%。员工可以在短时间内找到所需的档案信息，尤其是在“报销记录查询”方面，查询速度的提升让员工能够更快地完成报销流程，提高了员工的满意度。
从成本方面来看，预估每年可节省总体成本30万以上。这主要得益于无纸化管理带来的纸张、存储设备等成本的降低，以及工作效率提高带来的人力成本的节约。
同时，档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循相关的法律法规和企业内部的管理制度，确保了档案的安全和合规。这为企业的稳定发展提供了有力的保障。
合思档案：引领电子会计档案新未来
合思档案的优势和价值不言而喻。它实现了全流程的合规化、自动化、数字化。自动化归档让财务人员告别了重复性的工作，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。在进行“报销记录查询”时，体现出了其高效、准确的特点，为企业的财务管理提供了有力的支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择了合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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