合思档案：保障档案信息安全，助力企业数字化转型

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域扩张。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，这一趋势让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，而数电票须经过验签、解析，以XML格式存档等特殊管理要求，让企业急需专业的电子会计档案管理平台来保障档案信息安全。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多档案管理痛点。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的难题；财务人员每日需处理大量档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配核对，枯燥又繁复；业务人员则被出差、招待后报销纸质票据流程的繁琐所困扰。同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，所以电子会计档案是企业数字化建设保障档案信息安全的必然选择。

合思档案：多元角色的贴心之选

合思档案作为专业的解决方案，能满足不同角色的需求，保障档案信息安全。

对于CEO/高管而言，合思档案就像一位得力助手，可沉淀数据资产，保障合规管理。它能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过提升财务服务效率，降本增效，还能实现绿色低碳运营，让企业在保障档案信息安全的同时，实现可持续发展。

归档员/财务使用合思档案，能大幅提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，为档案信息安全保驾护航。

外部审计使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，既提高了审计效率，又保障了档案信息安全。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，全面保障档案信息安全。

合思档案功能概览：全方位守护档案信息安全

合思档案功能强大，从多源采集到档案应用，各个环节都致力于保障档案信息安全。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，确保档案信息安全采集。

智能制档时，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，保障档案信息安全关联。

档案管理上，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保档案信息安全管理。

档案应用中，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务中，借阅人可在线查看、支持下载，管理员可实现借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理可实现电子与实物档案高度关联，有静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能，保障档案信息安全应用。

合思档案核心亮点：强化档案信息安全保障

合思档案的核心亮点突出，在大数据、档案扩展、证据链完整性和共享调阅等方面，都为档案信息安全提供了强大保障。

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，有专利技术支撑，为海量档案信息安全提供保障。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等，保障不同类型档案信息安全。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等，保障档案信息安全的完整性。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员有不同的查询方式，如财务人员多维查询、导入式查询等，业务人员授权检索、授权借阅等，审计人员证据方案库、凭证抽凭查询等，管理人员统计报表、图表展示等，保障档案信息安全共享。

合思档案产品价值：凸显档案信息安全效益

合思档案具有显著的产品价值，在保障档案信息安全的同时，为企业带来诸多效益。

显著的降本增效方面，合思档案能让企业更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%，在降低成本的同时，保障档案信息安全。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，保障全链路档案信息安全。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维度检索和一站式预览、穿透联查等功能，使档案数据可被有效分析和利用，保障档案信息安全的有效利用。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，满足企业不同阶段的电子会计档案管理方案需求，助力双碳目标落地，在实现企业效益的同时，保障档案信息安全。

合思档案典型使用场景：多场景保障档案信息安全

合思档案在多个典型使用场景中，都能保障档案信息安全。

单套制解决方案的业务及管理流程中，实物流转包括业务流转时上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料、打印少量纸质会计资料，档案采集包括到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段，档案制档由系统整理、匹配、组件和档案制档，档案管理涵盖全量电子会计档案和必要且少量的纸质档案的管理，以及主动利用电档为主和辅助备查的操作，档案利用要求完整，财务入账流程与业务流转类似。电轨运行实现线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，档案数据之间建立完整勾稽关系，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收，保障单套制场景下的档案信息安全。

数电票解决方案为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在获取环节可从企业/员工的税务数字账户、电子邮箱、二维码等渠道获取，业务环节有上传、业务流转、回写业务信息等操作，入账环节进行财务入账和档案归档，归档环节有回写业务信息、发票查询辅助复核等操作，保障数电票场景下的档案信息安全。

实物备查场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，可实现实物档案的创新管理和便捷利用，保障实物备查场景下的档案信息安全。

大数据解决方案适用于数电票时代企业内外部电子数据呈爆发式增长的场景，能满足海量电子数据的存储与应用需求，提高档案管理效率、释放档案数据价值，如支撑百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询等，保障大数据场景下的档案信息安全。

合思档案成功案例：实践验证档案信息安全保障能力

合思档案在多个企业的实践中，成功保障了档案信息安全，带来了显著效益。

年单据量2.6亿的企业，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。采用合思档案后，通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化使档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，保障了大量单据场景下的档案信息安全。

集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等痛点。合思档案的单套制管理方案通过安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等措施，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，保障了集团型企业的档案信息安全。

多系统数据互联的企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，保障了多系统数据互联企业的档案信息安全。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等。合思档案的单套制管理方案通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了教育集团的档案信息安全。

合思档案市场定位与差异化优势：专业保障档案信息安全

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强、通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉，专业保障档案信息安全。

它拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性，满足企业“数字化凭证时代”财务档案管理要求，为档案信息安全提供技术支持。

具备广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，且有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，保障档案信息安全的全面性。

符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理严格，满足国家相关政策法规对电子会计档案管理的要求，拥有灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对变化，如接收管理数电票等，保障档案信息安全的合规性。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效，实现会计档案价值的深度应用，全方位保障档案信息安全。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断优化和创新，为企业提供更高效、更智能、更合规的电子会计档案管理服务，帮助企业在数字化浪潮中脱颖而出，持续保障档案信息安全。

如果您想让企业的档案管理更安全、更高效，不妨免费试用合思档案，开启高效、合规的电子会计档案管理之旅。欢迎广大企业拨打400 – 105 – 6505咨询，访问www.hosecloud.com了解更多信息，也可通过微信公众号和微信小程序关注我们。