合思档案：开启企业档案管理高效新时代

在当今企业运营中，传统的档案管理方式犹如沉重的枷锁，束缚着企业的发展步伐。传统的纸质档案管理，让企业陷入了高成本的泥沼。一方面，显性成本居高不下，纸质凭证输出需要大量的耗材，档案室和档案柜等存储空间的需求也不断挤压着企业的资源；另一方面，隐形成本更是如影随形，手工装册归档的重复性工作耗费大量人力，查询调阅条件的粗糙使得数据难以有效利用。而且，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案损坏将给企业带来巨大损失。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。同时，企业在推行数字化的过程中，虽然通过各种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然无法摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的困境。保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

据调查，90%的企业在纸电混合时代遭遇了重重问题。企业高管为纸质档案管理的巨大成本和占地问题头疼不已，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员面对海量的档案数据，整理工作枯燥繁复，需要手动逐一匹配、核对确认；业务人员则抱怨出差、招待后报销纸质票据的流程繁琐，耗费大量时间。

在这样的背景下，合思档案应运而生，它如同一盏明灯，为企业照亮了档案管理的前行之路。

合思档案：科技赋能的档案管理专家

北京合思信息技术有限公司，创立于2014年，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘出更多的净利润。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。

合思档案以解决企业内外交困的档案管理问题为使命。它可以为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，将文件检索效率提升90%，并100%保证管理合规性。其业务流转涵盖了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等各个环节，实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。

核心功能：专业创新引领档案管理变革

• 多源采集：数据获取的智慧之门
  合思档案的多源采集功能独具特色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，并预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。

• 智能制档：高效整合数据的魔法
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，这大大减少了90%的人工匹配工作量。此外，通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员的查询更加便捷，分析更加直接，进一步提升了文件检索效率。

• 检测保障：数据安全完整的守护者
  “四性检测 + 业务检测”功能为合思档案的数据安全和完整性提供了有力保障。该功能按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，确保归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同的业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 精细管理：灵活定制的档案管理体系
  合思档案的档案管理功能十分强大。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、设置表单主键等，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置了档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展，为企业提供了高度灵活的档案管理体系。

优势凸显：对比传统管理脱颖而出

与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。传统档案管理存在高成本、低效率、高风险等问题，而合思档案能够显著降本增效。它彻底告别了传统的手工归档方式，档案无需打印，不仅节约了纸张成本和整理成本，还大大提升了文件检索效率，保证了管理的合规性。

传统档案管理难以实现数据的有效利用，而合思档案让数据“活起来”。它从数据到决策，真正实现了档案数据的价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了极大提升。

在归档、储存环节，传统档案管理存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，而合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”。它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

面对数电票时代的要求，传统档案管理显得力不从心，而合思档案拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力。它持续迭代、接口开放，能够满足接收管理数电票的能力，及时应对变化，确保企业在数电票时代的档案管理工作顺利进行。

应用案例：成功实践见证卓越成效

• 案例一：业务升级的典范
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。档案管理实现了自动化，借阅管理和档案室管理更加规范化。企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率大幅提升，装订工作简化，节约了大量的显性成本，文件检索效率也得到了极大提高。

• 案例二：集团管理的突破
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理导致财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。实施后，整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年，文件检索效率显著提升。

• 案例三：效率提升的样本
  某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主导致实物翻阅效率低、易损坏易丢，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，文件检索效率得到了质的飞跃。

• 案例四：教育行业的变革
  某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，文件检索效率大幅提高。

合思档案能够帮助企业解决传统档案管理中的各种难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用，是企业数字化建设的必然选择。合思秉承以客户为中心的服务理念，不断聆听用户需求进行产品迭代，未来将持续为企业提供更优质、更专业的财务数智化服务，助力企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然趋势。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在这一趋势中发挥重要作用，为更多企业提供支持。其在众多企业的成功应用案例证明了它的可靠性和有效性。

如果您也想提升企业的档案管理水平，实现数字化转型和可持续发展，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用，亲身体验合思档案为您带来的高效便捷的档案管理新体验。