在数字化浪潮的推动下，数电票的发展正呈现出势不可挡的趋势。相关规划明确指出，2025年要完成数电票全覆盖。这一趋势让企业财务档案管理直面新的挑战，其信息化建设亟待“恶补”。由于数电票管理要求具有特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现报账手续简化，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性等，对企业而言具有重要意义。
企业财务档案管理痛点剖析
- 高管之困：成本与数据难题
企业高管在财务档案管理方面面临诸多难题。纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要购买大量的纸张、装订材料等，而且储存占地也是一个大问题。同时，档案数据没有进行汇总整理，分散在各个角落，难以进行有效的分析利用。这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持，影响了企业的战略规划和发展。 - 财务之扰：繁琐工作消磨热情
财务人员则面对档案数据量大的困扰。整理这些数据耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。长期如此，财务人员的工作热情逐渐降低，工作效率也随之受到影响。而且，手动操作难免会出现错误，增加了财务风险。 - 业务之烦：报销流程繁琐耗时
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐耗费时间。他们需要花费大量精力去整理票据，填写报销单，然后等待审批。这不仅影响了业务人员的工作效率，也降低了他们的工作体验。 - 企业之患：三高问题凸显
企业还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题严重制约了企业的发展。
合思档案解决方案策略
- 多元方案满足多样需求
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，从源头上实现报账手续简化。 - 精准施策服务不同角色
针对不同角色，合思档案提供了不同的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，让企业决策更加科学；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作，使他们能够将更多的精力投入到更有价值的工作中；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，提高审计效率和准确性。
合思档案核心模块功能
- 智能采集：多渠道汇聚数据
智能采集模块是合思档案的重要组成部分。外部生态通过规则引擎、业务映射等进行采集，内部通过EAI插件、API接口等方式采集，支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。这使得企业的各类会计资料能够快速、准确地汇聚到系统中，为后续的处理提供了基础，也有助于报账手续简化。 - 智能制档：自动关联高效便捷
智能制档模块利用规则引擎自动组装会计档案。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，还可通过字段映射让查阅更便捷。同时，该模块具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，确保档案的准确性和合规性。 - 档案管理：权限灵活规范有序
档案管理模块有权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限等。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，保障了档案管理的规范性和安全性。 - 档案应用：多维检索便捷服务
档案应用模块可进行多维检索，满足多场景查询需求，支持按多种维度进行自定义查询。它实现了一站式预览，穿透联查，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。同时，支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务等，大大提高了档案的利用效率。
合思档案竞争优势突显
- 实力雄厚荣誉加持
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。这些都证明了合思的实力和可靠性。 - 强大处理扩展灵活
合思档案具有强大的数据处理能力，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。同时，拥有可扩展的业务模型，档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，能够适应企业不断变化的需求。 - 自主研发持续迭代
合思自主研发工具包，在数电票处理方面，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。这使得合思档案能够紧跟技术发展的步伐，为企业提供更优质的服务。
合思档案成功案例展示
- 案例一：高效管理降本增效
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，有效实现了报账手续简化。 - 案例二：标准落地低碳环保
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。 - 案例三：集成共享节省成本
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 - 案例四：简化流程提高效率
某民办教育集团业务系统多、数据隔离，档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。
合思服务体系全面保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思提供多渠道的联系方式，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序。这使得企业在使用合思档案的过程中能够得到及时、有效的服务支持。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够有效解决企业财务档案管理问题，实现报账手续简化，助力企业实现数字化转型和降本增效，让有限的资源发挥更有效的作用。如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启高效、合规的财务档案管理之旅。
