在当今数电票蓬勃发展的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理的信息化建设刻不容缓。如今，数电票在收票和开票方面均有相关政策大力推进。收票上，电子发票和凭证的法律效力得到明确肯定；开票上，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。
在纸电混合的过渡时期，企业各个层面都面临着传统档案管理带来的诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本高且占地严重而苦恼，同时档案数据难以进行有效的分析利用，这使得企业决策缺乏有力的数据支撑。财务人员则深陷档案数据量大、整理工作枯燥繁复且耗时的困境，大量的时间和精力被消耗在低价值的重复劳动上。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程更是让他们苦不堪言，耗费大量时间在报销环节。
传统档案管理存在着多种弊端。显性成本居高不下，如纸质凭证输出的耗材成本高昂，同时还需要大量的档案室等存储空间。隐形成本也不容小觑，手工装册归档不仅重复性工作量大，而且查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用。更为严重的是，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很容易损坏，给企业带来巨大损失。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。要确保企业财务档案管理的合规和全面数字化，保证档案的原生性至关重要。
全面方案：开启企业档案管理新时代
合思档案为企业提供了一套全面的解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，真正实现了文档自动化处理。
对于CEO和高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过文档自动化处理，提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力的数智化支持，帮助企业降本增效，实现绿色低碳运营。
归档员和财务人员使用合思档案后，工作效率将得到极大提升。告别了重复低价值的工作，档案数据同源且全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作的同时，还能提高档案的利用效率，这一切都得益于文档自动化处理技术。
在面对外部审计时，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅，权限一键下放和回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大节省了时间和精力，文档自动化处理让审计工作变得更加高效。
核心功能：彰显合思档案独特优势
-
多源采集：灵活高效的数据获取
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过这些方式，合思档案能够高效地完成文档自动化处理，确保数据的全面采集。 -
智能制档：精准关联与高效映射
智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，这一系列操作都离不开文档自动化处理的支持。 -
双模式检测：严格保障数据质量
合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。文档自动化处理在检测过程中发挥了重要作用，确保检测的高效和准确。 -
档案管理：精细管控与灵活扩展
在档案管理方面，合思档案权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。这些功能通过文档自动化处理，实现了档案管理的精细化和高效化。
实际案例：见证合思档案卓越成效
-
某企业：高效管理降成本
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，通过文档自动化处理自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，业务与财务数据能够穿透联查，管理实现自动化，流程得到精简，企业成本大幅降低。例如，凭证总量14W +、单据总量50W +，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达到350亿次、单据与单据关联次数高达800亿次。 -
集团型企业：标准落地促转型
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。通过文档自动化处理，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。 -
多系统数据互联企业：集成共享提效率
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案有数据集成、业务检测、跨系统调阅。通过文档自动化处理，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 -
民办教育集团：智能管理提效能
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理。通过文档自动化处理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已助力众多企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。
选择合思档案，企业能更好地适应数字化时代，提升档案管理效率，挖掘财务档案数据价值，在市场竞争中占据优势。如果您也想体验合思档案带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
