合思档案解决方案：开启企业数字化档案管理新时代

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的档案管理面临着诸多挑战。企业高管常常为纸质档案管理的高成本和低效率而烦恼。纸质档案不仅储存占地，而且数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作消磨了他们的工作热情。业务人员在出差、招待后的报销流程也十分繁琐，纸质票据的留存和上交耗费了大量时间和精力。

此外，企业纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高，以及档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本则体现在手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段，以及不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题严重影响了企业的运营效率和管理水平，成为企业发展的绊脚石。

合思档案解决方案的出现，为企业解决档案管理难题提供了全新的思路和方法。下面，让我们深入了解一下合思档案的解决方案。

合思档案解决方案全景概览

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，保障财务合规。费用核算系统在这一过程中，能够对各类费用数据进行精准核算和管理，为档案管理提供有力支持。

合思档案核心功能亮点揭秘

• 多源采集功能：数据获取的智慧之匙
  多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。费用核算系统可以与多源采集功能协同工作，确保费用数据的准确采集和核算。

• 智能制档功能：数据整合的魔法之手
  智能制档功能通过规则引擎，实现会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，还能实现字段映射，查阅便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。费用核算系统在智能制档过程中，能够对费用相关的档案进行精准分类和核算，提高档案管理的效率和准确性。

• 专用格式版式文件：档案存储的创新之选
  专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。费用核算系统可以与专用格式版式文件相结合，对费用档案进行规范存储和管理。

• “四性检测+业务检测”双模式检测方案：数据安全的守护之盾
  “四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。费用核算系统在检测过程中，能够对费用数据的准确性和合规性进行严格把关，确保费用核算的精准性。

合思档案用户收益剖析

使用合思档案，企业能够获得显著的降本增效效果。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。费用核算系统在降本增效方面也发挥着重要作用，通过精准核算费用，帮助企业优化成本结构。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。费用核算系统与电子会计档案管理相结合，能够实现费用数据的全流程管理和监控。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。费用核算系统通过对费用数据的分析和挖掘，为企业决策提供有力支持。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。费用核算系统在资源重组过程中，能够对费用资源进行合理配置和优化，提高企业的经济效益。

合思档案典型场景展示

• 助力CEO/高管决策
  对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。费用核算系统能够为CEO/高管提供准确的费用数据和分析报告，帮助他们做出科学的决策。

• 解放归档员/财务人员
  对于归档员/财务，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。他们可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。费用核算系统可以减轻财务人员的核算负担，提高费用核算的准确性和效率。

• 优化外部审计流程
  对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。费用核算系统可以为外部审计提供准确的费用数据和档案信息，提高审计效率。

• 应对数电票场景挑战
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。费用核算系统在数电票场景下，能够对费用相关的电子凭证进行准确核算和管理。

合思档案客户成功案例见证

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低等。费用核算系统在该企业的应用中，对费用数据进行了精准核算和管理，为企业的降本增效做出了贡献。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；进行业务完整性检测，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。费用核算系统在该集团型企业的应用中，对费用数据进行了有效核算和监控，提高了企业的财务管理水平。

某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案能精细化至元数据层级核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。费用核算系统在该企业的应用中，对费用数据进行了精准核算和分析，为企业节省了大量成本。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭建业务证据链；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。费用核算系统在该民办教育集团的应用中，对教育费用进行了精准核算和管理，提高了集团的财务管理效率。

合思档案已帮助众多企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临类似问题，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站www.hosecloud.com，了解更多详情并开启数字化档案管理之旅。关注合思微信公众号和微信小程序，获取更多关于合思档案的最新资讯和解决方案，与我们一起让有限更有效，实现企业全面数字化。现在，您可以免费试用合思档案解决方案，亲身体验它为您的企业带来的改变！