在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营与管理正经历着前所未有的变革。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一场数字化的“大考”，让企业财务档案管理直面新挑战。数电票需经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件更要求写入财务入账信息，这一切都昭示着“数字化凭证时代”已然来临，企业亟需专业的“电子会计档案管理平台”来适应新的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代，企业各个层面都面临着档案管理的痛点。企业高管被纸质档案管理的高成本所困扰，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时的泥沼，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存的困境，数据存储的线下载体也影响了企业全面数字化的实现。此外，纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。面对这些痛点，企业迫切需要一种有效的解决方案来实现纸质档案转换，提升档案管理效率。
合思档案：一站式综合解决方案
合思档案敏锐地洞察到企业在档案管理方面的困境，推出了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，为企业提供了一站式的纸质档案转换方案，满足不同场景下的档案管理需求。
合思档案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其单套制解决方案更是一大亮点，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程分为实物流转和电轨运行，实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；电轨运行则实现线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，档案数据之间建立完整勾稽关系，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
核心功能：开启档案管理新时代
合思档案拥有一系列强大的核心功能，为企业的纸质档案转换和档案管理提供了有力支持，使其在档案管理领域独具优势。
多源采集功能支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，实现自主补录。
智能制档功能利用规则引擎实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少 90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。
专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强。
档案管理功能包括权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。
应用案例：见证合思档案的实际价值
合思档案在不同类型企业中的应用案例，充分展示了其在纸质档案转换和档案管理方面的实际效果和价值。
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低等。
某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案实现广泛连接，标准统一；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年。
某教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。形成了以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现纸质档案转换，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也渴望提升档案管理水平，实现降本增效，不妨抓住数字化转型机遇，选择合思档案开启高效档案管理之旅，现在就可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能和卓越价值。
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