在数字化浪潮席卷而来的当下，电子会计档案管理正面临着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标已明确，企业财务档案管理不得不直面新的挑战。数电票的验签、解析以及XML格式存档要求，还有XBRL文件写入财务入账信息的规定，都让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一“数字化凭证时代”。
与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅有纸质凭证输出耗材成本、档案室和档案柜的存储空间成本等显性成本，还有手工装册归档的重复性工作量以及查询调阅条件粗糙导致数据无法有效利用等隐形成本。而且，纸质档案数据难以分析利用，不利于企业做出科学决策。财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间的问题，还需手动逐一匹配核对确认，工作繁琐且低效。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐、耗费时间，体验不佳。此外，传统纸质档案管理还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。
不过，国家政策为电子会计档案管理带来了利好。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时企业也需要关注档案全生命周期管理闭环。在这样的时代背景下，合思档案产品应运而生，为企业解决电子会计档案管理难题提供了有效的解决方案。
合思档案：满足多元需求的解决方案
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案就像是企业的“数据宝藏守护者”。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，这有助于企业降本增效，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，合思档案是他们的“工作好帮手”。它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能与优势：打造电子会计档案管理利器
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多源采集：数据获取的智慧之匙
合思档案的多源采集功能十分强大。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还有预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，并且支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这就像是一个智能的数据收集器，无论数据来源如何，都能轻松收集，为企业的电子会计档案管理提供充足的数据支持。 -
智能制档：高效关联的管理秘诀
智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。这就好比是一个智能的档案整理师，能够快速、准确地将档案整理得井井有条。 -
双模式检测：数据安全的坚固防线
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这就像是一个严格的质量检测员，确保每一份档案数据都符合标准，安全可靠。 -
档案管理：精细管控的智慧平台
合思档案的档案管理功能强大且精细。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。这就像是一个智能的档案管理员，能够对档案进行精细的管理和维护。
应用场景与案例：见证合思档案的卓越成效
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大型企业：化繁为简，降本增效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如数据加载快、关联匹配时间短、凭证与单据关联次数多等。差旅费控系统在这个过程中也发挥了重要作用，帮助企业更好地控制差旅费用，提高财务管理效率。 -
集团型企业：统一标准，合规低碳
某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。差旅费控系统与合思档案相结合，进一步优化了企业的财务管理流程，降低了企业的运营成本。 -
中小企业：整合数据，高效管理
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效有统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。差旅费控系统的应用，使得企业在差旅费用管理方面更加规范、高效，进一步提升了企业的整体管理水平。 -
民办教育集团：简化流程，提升效率
某民办教育集团档案管理低效，在采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。差旅费控系统的使用，为该民办教育集团在差旅费用管理方面提供了有力支持，确保了资金的合理使用。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其卓越的解决方案、强大的核心功能和显著的应用成效，能够助力企业实现电子会计档案的高效管理，推动企业数字化转型。
合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想提升电子会计档案管理水平，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启企业数字化管理的新篇章！
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