发票管理自动化：合思档案助力企业财务档案管理新变革

在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域扩张。国家明确规划，到2025年要完成数电票全覆盖。如今，收票政策已让电子发票的接收合法合规，开票方面全国36个省市区也实现了数电票试点全覆盖。这一快速发展的态势，让企业财务档案管理面临着全新的挑战。

数电票有着特殊的管理要求，例如必须经过验签、解析，还得以XML格式存档。在纸电混合的时代，企业的不同角色都深受档案管理问题的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的难题；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气；业务人员也在为报销流程的繁琐而烦恼。传统的纸质档案管理更是存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；以及高合规风险，比如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。

在这样的背景下，合思档案应运而生，它犹如一场及时雨，为企业解决财务档案管理难题提供了专业的解决方案。

合思档案：数智化财务服务先锋

北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。公司发展态势良好，已累计融资超15亿元人民币。秉承着以客户为中心的服务理念，合思在多地设有研发中心和直营服务网络，众多付费企业和未来财务人都选择了合思。

合思档案作为公司的重要产品，是领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。

基于广泛连接的生态，合思档案为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，助力企业实现业财融合。同时，它还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，真正实现了发票管理自动化。

核心功能：解锁档案管理新体验

• 多源采集：数据汇聚智慧之选
  合思档案的多源采集功能，充分考虑了跨系统数据集成的要求。它提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，并且支持自定义数据采集方案。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。比如单张PDF大文件可实现多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，高效实现发票管理自动化。

• 智能制档：精准关联高效整合
  会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档功能的一大亮点。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能可视化展示。

已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，既能保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测又能基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，四性检测满足国家档案局相关要求，进一步保障了发票管理自动化的质量。

• 档案管理：精细管控灵活拓展
  合思档案在档案管理方面有着精准的权限管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。

档案目录能够灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，可灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则，确保发票管理自动化的有序进行。

• 档案应用：多维查询深度应用
  多维检索功能让合思档案能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。

一站式预览，穿透联查功能则智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，具有多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，极大提升了发票管理自动化的应用价值。

优势凸显：对比传统脱颖而出

• 成本节约：降低开支轻装上阵
  传统纸质档案管理的高显性成本和高隐形成本让企业负担沉重。而合思档案能为企业节约纸张成本70%、整理成本75%，显著降低企业的显性和隐性成本。通过发票管理自动化，企业无需大量的纸质凭证输出和存储空间，减少了手工装册归档的工作量，真正实现了降本增效。

• 效率提升：快速检索自动归档
  传统档案查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，手工装册归档重复性工作量大。合思档案检索效率提升90%，通过关键词检索可快速定位相关档案，还能实现100%自动归档，最大程度减少人工介入，大大提高了工作效率，让发票管理自动化发挥出巨大优势。

• 合规性保障：双模检测合规无忧
  传统电子会计凭证文件无有效管理手段，存在高合规风险。合思档案应收尽收，“四性检测+业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，符合国家政策要求，为企业的合规经营提供了有力保障，确保发票管理自动化符合规范。

• 数据利用：激活数据创造价值
  传统档案数据没有汇总整理，难以分析利用。合思档案能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，通过发票管理自动化，企业能够更好地挖掘数据背后的价值，为决策提供有力支持。

应用案例：真实见证卓越成效

• 案例一：海量单据企业的档案管理变革
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，1分钟就能快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量14W+、单据总量50W+等，充分体现了发票管理自动化的强大能力。

• 案例二：重型装备制造商的档案管理升级
  世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，发票管理自动化为企业带来了显著的效益。

• 案例三：低效档案管理企业的逆袭
  某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了良好的管理成效，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，展示了发票管理自动化在解决实际问题中的强大作用。

• 案例四：民办教育集团的档案管理革新
  中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，再次证明了发票管理自动化的优势。

未来展望：引领财务档案数字化转型

合思档案能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，具有广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力等优势，能够满足企业不同阶段的电子会计档案管理需求。

合思在北京、上海等多地设有服务地点，有专门的联系电话，还有官方网站、微信公众号和微信小程序，方便企业咨询和使用其服务。如果您想体验发票管理自动化带来的便捷与高效，不妨免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新征程。