在企业的日常运营中，档案管理犹如一座无形的大山，压得企业各个层面的人员喘不过气来。企业高管常常为纸质档案管理成本巨大、占地空间大以及档案数据难以分析利用而发愁。巨额的纸质凭证输出耗材成本，如同流水一般消耗着企业的资金；宽敞的档案室和大量的档案柜，占据着宝贵的办公空间。而那些未经过汇总整理的档案数据，就像一堆杂乱无章的拼图，难以从中提取有价值的信息，为企业决策提供支持。
财务人员则深陷于档案数据量大、整理工作枯燥繁复的泥潭中。他们需要手动逐一匹配、核对确认海量的档案数据，每一个数字、每一张票据都要经过细致的检查，这种重复性的工作不仅耗费大量时间，还消磨了他们的工作热情，让原本充满挑战的财务工作变得乏味无比。
业务人员在出差、招待等活动后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。从收集票据到整理粘贴，再到上交审核，每一个环节都需要小心翼翼，生怕出现差错，这无疑增加了业务人员的工作负担，影响了工作效率。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高和存储空间需求大；高隐形成本则源于手工装册归档的重复性工作量大以及查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。
面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的档案管理解决方案，尤其在电子发票存储方面具有显著优势。
领先方案 满足多元需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，如同一位全能的档案管理专家，能够满足不同企业的多样化档案管理需求。
其领先的单套制电子会计档案管理平台，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。该平台涵盖了电子档案和纸质档案的管理，电子档案包括发票、单据、凭证、账簿、报表等，纸质档案则提供自定义档案和实物备查解决方案。通过广泛连接业财系统，合思档案能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，确保每一份档案都能得到妥善管理。
大数据解决方案更是合思档案的一大亮点，它支持百亿级单据量的匹配关联，能够在海量数据中实现秒级查询。无论是查找一张发票还是一份凭证，都能在瞬间完成，大大提高了档案查询的效率。
档案扩展解决方案则具有灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。无论是电子文件还是纸质文件，都能轻松纳入合思档案的管理体系，为企业提供了更加便捷、高效的档案管理方式。
核心功能 彰显卓越实力
合思档案在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面展现出了强大的核心功能。
多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它也支持手动采集和自主补录，例如可以对单张PDF大文件、多张回单/发票进行自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这种多样化的采集方式，确保了企业能够方便地将各种来源的档案数据纳入管理体系，为电子发票存储提供了坚实的基础。
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还可以进行字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便查阅和管理。
档案管理方面，权限管理精准管控。合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，为企业提供了更加个性化、精细化的档案管理方式。
档案应用实现了多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。同时，能够一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，让企业能够更加全面、深入地了解档案数据。
显著收益 助力企业发展
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。
在降本增效方面，合思档案可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%。企业可以彻底告别传统手工归档，不再需要打印大量的档案文件，真正实现了“收紧钱袋子”的目标。同时，也为企业的绿色低碳运营做出了贡献。
合思档案能够实现电子会计档案管理闭环，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”。通过整合各个环节的档案数据，企业能够实现数据的共享和流通，提高工作效率和管理水平。
合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用。企业可以从数据中获取有价值的信息，为决策提供支持，实现从数据到决策的转变。同时，通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。
典型场景 覆盖广泛需求
合思档案适用于多种典型场景。
对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，企业需要更加精准地把握市场动态，做出明智的决策。合思档案能够为企业提供全面、准确的档案数据，帮助企业提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。不再需要花费大量时间和精力进行手动整理和核对，而是可以将更多的精力放在数据分析和决策支持上。
对于外部审计来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率，降低了审计成本。
成功案例 见证卓越成效
合思档案在不同企业中都取得了显著的应用效果。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。简化了装订流程，能够在1分钟内快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。例如，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全方位的档案管理解决方案，尤其在电子发票存储方面表现卓越。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有地点，方便企业联系沟通。联系电话为400 – 105 – 6505，企业可随时咨询相关问题。还可访问网站www.hosecloud.com获取更多信息，也可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码了解合思档案。如果您想体验合思档案带来的高效档案管理服务，不妨现在就免费试用，开启企业档案管理的新时代！
