在数字化浪潮席卷的当下，企业档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理被推到了变革的前沿。数电票以其独特的XML格式存档要求，以及XBRL文件需写入财务入账信息的规范，让企业深刻意识到，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的需求。
在纸电混合的时代背景下，企业不同层级的人员在档案管理方面都有着各自的苦恼。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且数据分散难以分析利用的问题。大量的纸质凭证不仅消耗了高额的输出耗材成本，还需要专门的档案室和档案柜来存储，这无疑增加了企业的显性成本。同时，由于档案数据缺乏有效的汇总整理，难以从中挖掘有价值的信息，为企业决策提供支持。
财务人员则被繁重的档案数据整理工作所困扰。面对海量的档案数据，他们需要手动逐一匹配、核对确认，这不仅耗费大量时间，而且工作枯燥繁复。每一张发票、每一份单据都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误，影响财务工作的准确性和效率。
业务人员在出差、招待等活动后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗费时间。他们需要小心翼翼地保存好每一张票据，避免丢失或损坏，然后按照规定的流程进行报销，这无疑增加了他们的工作负担。
此外，企业档案管理还存在着高隐形成本和高合规风险。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能得到有效利用。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案可能会损坏，给企业带来巨大的损失。
尽管企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储依然依赖线下载体。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的档案管理解决方案，助力企业优化发票管理流程，提升档案管理水平。
合思档案综合解决方案：一站式解决企业档案难题
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，极大地提高了档案管理的效率。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过对档案数据的有效整合和分析，企业可以挖掘财务档案数据的价值，为决策提供有力支持，实现决策的数智化。同时，借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。
对于归档员/财务人员来说，合思档案可以让他们告别重复低价值的工作，提高工作效率。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的目标，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以通过一键查询借阅功能，快速获取所需的档案资料，权限的一键下放和回收功能，也让财务人员无需与审计人员进行重复沟通，补充审计资料。
合思档案核心功能：智能高效，助力企业档案管理升级
- 智能采集：多元集成，灵活补录
合思档案的智能采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。预制的系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，该功能支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。
对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件、多张回单/发票可以自动切割，还可以自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这一功能大大提高了发票等档案资料的采集效率，优化了发票管理流程。
- 智能制档：关联匹配，数据整合
合思档案的智能制档功能可以对会计档案关联规则进行可视化配置，实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证的自动关联匹配及组装。通过整合零散数据，形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。
已完成业务证据链组装的档案数据，可以通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员更便捷地查询和分析数据。
- 档案管理：灵活配置，规范有序
在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，同时可以自定义水印权限管理范围。
系统支持自定义档案目录分类，对档案字段进行自定义维护、新增创建和表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架。动态自动封装归档接口，便于对外提供。此外，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展，确保档案管理的规范性和有序性。
- 档案应用：多维查询，穿透联查
合思档案的档案应用功能支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，能够根据检索条件快速定位结果，还支持批量检索，满足“导入式”批量检索需求。
智能搭建的凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别了数据割裂问题，呈现出多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览的效果，为企业的发票管理流程提供了强大的支持。
合思档案应用案例：真实成效，见证企业档案管理变革
- 案例一：某海量单据企业的高效转型
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。
实施后，该企业实现了业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理自动化程度大大提高，企业成本显著降低。具体数据指标显示，凭证总量达到14W+，单据总量50W+，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配耗时15min，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数达到800亿次。
- 案例二：某重型装备制造集团的合规之路
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。
合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。实施后，该企业实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，实现了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
- 案例三：某企业的集成化管理突破
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。
合思档案的数据集成方案实现了广泛连接，标准统一；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。实施后，该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
- 案例四：某教育集团的高效管理转型
某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。
合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。实施后，该集团以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的应用成效，能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度挖掘会计档案的价值。
合思档案始终坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求，不断进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。
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