个性化财务方案：合思档案助力企业财务档案管理数字化转型

在当今企业数字化转型的浪潮中，数电票的迅速扩张让企业财务档案管理遭遇新的挑战。2025年将完成数电票全覆盖，企业财务档案管理信息化建设迫在眉睫。随着数电票在全国36个省市区试点全覆盖，且政策允许合法接收电子发票，纸电混合时代的企业财务档案管理痛点愈发明显。

企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大以及档案数据难以分析利用的难题；财务人员则要应对档案数据量大、整理耗时以及手动匹配核对枯燥繁琐的工作；业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐的困扰。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本和存储空间需求大，还存在高隐形成本，像手工装册归档工作量大、查询调阅数据利用率低，更有高合规风险，如电子会计凭证管理不善、纸质档案易损坏等问题。而国家政策支持电子会计档案管理，电子与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，同时需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，个性化财务方案显得尤为重要。

专业方案领航财务档案管理之路

合思档案作为解决企业财务档案管理问题的专业解决方案，为企业提供了个性化财务方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

合思档案涵盖大数据解决方案，可支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询；其档案扩展解决方案，拥有灵活扩展的业务模型，能多途径自动化归集各类介质档案；费控系统可连接税务系统、OA系统等多个系统；业务系统具备共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案等。

合思档案的数电票解决方案，响应电子凭证会计数据标准化试点工作，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。其实物备查解决方案，能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

功能概览解锁档案管理新体验

合思档案的个性化财务方案在功能上表现卓越。它支持多源采集，通过接口互联实现自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。

在智能制档方面，通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，根据国家档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

档案应用功能强大，支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。具备一站式预览，穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅，支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。还有可视化盘点档案数据、档案借阅服务等功能。

核心亮点凸显方案独特优势

合思档案的个性化财务方案具有诸多核心亮点。它实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

该方案具有显著的降本增效作用，能节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，实现100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案不打印。

采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

拥有强大的大数据处理能力，大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，以及档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等下载方式。

多元价值惠及不同角色群体

对于CEO/高管而言，合思档案的个性化财务方案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，该方案可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案能实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

典型场景展现方案实际应用

在报销业务场景中，合思档案的个性化财务方案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联规则梳理和证据链组装，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

对于实物档案管理场景，该方案能通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，流程可逆，可根据实际档案管理场景搭配。支持集团共享，批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度。服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，实现极简管理，低碳环保。

在数电票管理场景中，合思档案支持企业/员工从税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，进行验证解析、验真查重、自动下载xml文件等操作，在业务环节实现上传、业务流转、回写业务信息等一系列操作，最终完成财务入账和档案归档，实现数电票全流程闭环管理。

在档案调阅场景中，合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都可根据自身需求进行不同方式的查询和使用。

成功案例见证方案卓越成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案的个性化财务方案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储，自动提取发票/回单台账，存储原文文件；进行业务完整性检测，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档。管理成效包括实现标准化落地，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度；力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求；低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节手工操作多、保管和存储环节以纸质档案为主、管理方式落后等，以及档案管理痛点，如档案数据未有效整理利用、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，应收尽收；业务检测方案站在财务视角配置数据检测方案；跨系统调阅方案可实现跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，降低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，存在采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位彰显方案独特魅力

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

与传统档案管理方式相比，合思档案的个性化财务方案能解决企业内外交困的档案管理问题，在节约成本方面表现突出，能节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，实现100%管理合规性。

合思档案拥有自主研发工具包，在数电票管理方面具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。

其解决方案丰富多样，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，且广泛连接业财系统，实现各类档案的自动匹配、应收尽收，在市场上具有独特的竞争优势。

合思档案的个性化财务方案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入推进，合思档案凭借其先进的技术、完善的功能和丰富的实践经验，将在未来为更多企业提供优质的财务档案管理解决方案，推动企业财务档案管理向更加高效、合规、智能的方向发展。合思档案已经在众多企业中取得了显著的应用成效，帮助企业实现了降本增效、业财融合、合规经营等目标，是企业进行财务档案管理数字化升级的可靠选择。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、小程序二维码等方式联系合思，获取更多关于合思档案的信息，还能免费试用，开启数字化财务档案管理新体验。