在当今竞争激烈的商业环境中，一家拥有 3000 + 员工、10 + 子公司的高端制造上市公司，同时也是专精特新企业，正面临着一系列业务挑战。该企业采用连锁经营模式，在多地均设有门店，差旅需求极为旺盛，月均差旅 GMV 高达 50 万 +，部分时段甚至可达 80 万 +。而且，企业员工出差城市分散，多集中在三四线城市。这些业务特点给企业带来了诸多费用管理方面的难题，而数字化费用管理解决方案成为了解决问题的关键。
困境洞察：费用管理痛点丛生
-
员工报销体验之殇
员工在报销环节面临着漫长且繁琐的流程，体验感极差。多系统操作使得员工在不同平台间频繁切换，耗费大量时间和精力。而且，系统不支持移动端，员工只能在固定设备上进行操作，极为不便。个人垫资的情况也让员工苦不堪言，每次出差都要先自行支付费用，再经历漫长的报销流程才能拿回资金。纸质借款申请不仅效率低下，还容易出现丢失、损坏等问题。报销时效长达 2 个月，员工的资金长期被占用，生活受到一定影响。 -
财务工作负重前行
低价值工作占据了财务人员的大量时间。手工做账不仅容易出错，而且效率极低。手动验真查重需要财务人员逐张核对发票，工作量巨大。超标核对麻烦，财务人员需要花费大量时间去比对费用是否超出标准。这些繁琐的工作让财务人员疲惫不堪，也影响了工作的准确性和效率。 -
管理决策数据缺失
老板无法实时掌握业务数据，只能依靠人工统计分析。这不仅耗费时间，而且数据的准确性和及时性都无法保证。费用居高不下，却缺乏有效的数据支持来进行管理决策。企业在费用管理上缺乏科学依据，导致成本控制困难。 -
原 TMC 服务短板
原 TMC 对接供应商有限，经常出现旺季订不到酒店、酒店价格超差标等情况。偏远地区服务酒店未覆盖，员工需自行垫资寻找合适的住宿，增加了员工的经济负担和心理压力。财务核算费时费力，原 TMC 出具的台账单不满足财务核算要求，需二次人工整理，匹配成本中心、核算科目等。财务每月需耗费至少 3 人天整理对账单，再通过线下 Excel 发送成本中心负责人审核，效率极低。管理难度提升，接入 TMC 限制了员工的选择权利，供应商缺失、体验不好等情况引发内部投诉，且单一供应商差旅价格无弹性空间，差旅费用居高不下。 -
合规管控与成本平衡难题
在没有使用合思商城之前，员工出差垫资报销，县镇级偏远地区发票难开，员工经常替票或开销票，差旅成本缺乏合规管控。随着 2023 年疫情放开酒店价格上涨，之前符合差标的酒店超标需个人垫资，员工负面情绪较高，要求提高差标，但企业差旅成本不可无限提高，财务人员面临着合规管控与成本平衡的双重困扰。
精准施策：数字化费用管理解决方案登场
-
多元产品协同赋能
合思为该企业提供了一套全面的数字化费用管理解决方案，包括合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品。这些产品具备预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证、合思 BI·差旅分析等核心功能。通过这些功能，企业可以实现费用的精细化管理，提高预算控制能力，确保费用支出符合标准。 -
智慧差旅资源互补
无需更换 TMC 供应商，合思商城无缝接入，实现 1 + 1 > 2 的资源互补智慧差旅模式。合思商城覆盖国内 2000 + 县市区，170 万 + 酒店资源，与各大酒店集团线上直连，为员工提供更丰富的资源选择。接入国内 40 + 航司，多个供应商同屏比价，为员工推荐更低价方案，节省出差成本。合思商城 + TMC 商旅双平台接入，员工可根据消费标准、体验、价格等选择更适合的供应商下单，提高了员工的出行体验和满意度。 -
激励政策促进节约
合思商城推出“合力省”政策，签约后赠送与产品费同额的消费抵扣券，50% 用于员工差旅激励。员工选择低价酒店、低价机票，根据比例折合成奖励金，发放 10 – 100 元不等的消费红包。这一政策不仅激励员工主动节约差旅成本，还提高了员工的积极性和满意度。
稳步推进：解决方案落地实施
-
员工便捷消费体验升级
员工通过移动端申请，合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，解决了长期出差借款、报销问题。员工无需再为垫资和繁琐的报销流程烦恼，只需在移动端轻松操作，即可完成出差申请和消费。财务月底 1 次对账，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成全部由系统完成，大大提高了财务工作效率。 -
资源整合双平台并行
合思商城与原 TMC 进行无缝对接，实现资源整合。员工可自由选择双平台下单，根据自己的需求和偏好选择更合适的供应商。这种双平台模式既保留了原 TMC 的优势，又充分发挥了合思商城的资源丰富性和灵活性，为员工提供了更多的选择。 -
激励机制自动运行
企业签约合思商城“合力省”政策，设置好相关规则，员工在消费时自动享受激励机制。员工在选择低价酒店和机票时，无需额外操作，系统会自动根据比例折合成奖励金，并发放消费红包。这一机制让员工在享受优惠的同时，也为企业节约了差旅成本。
显著成效：降本增效成果斐然
-
效率提升成本降低
员工报销效率提升 300%，财务人力成本降低 50%。数字化费用管理解决方案让报销流程变得更加简洁高效，员工无需再花费大量时间在报销上，财务人员也从繁琐的手工工作中解脱出来，提高了工作效率和质量。 -
满意度提升投诉降低
财务部投诉率降低 80%，员工满意度达到 100%。员工在合思商城上可以享受到更多的选择和优惠，出行体验得到了极大的提升。财务人员也不再为处理投诉和繁琐的对账工作而烦恼，工作压力大大减轻。 -
差旅成本有效控制
酒店单晚房费单价平均降低 37.8 元，月酒店 GMV 环比下降 8.7%，超标订单数降低 32%。通过合思商城的资源整合和比价功能，企业成功降低了差旅成本，提高了成本控制能力。
客户认可：开启降本增效之旅
该企业对合思的数字化费用管理解决方案给予了高度评价。企业负责人表示：“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’。”
员工也纷纷表达了对合思商城的认可。有员工表示：“合思商城上线后，订购更多选择、更灵活！原 TMC 旺季酒店无空房，去合思商城能找到其他品牌；机票价格多平台比价，比原来便宜多了！两种选择，想用哪个用哪个，员工自主性更高！”财务人员称：“财务部不再接到投诉，口碑大大提升！现在合思商城 + TMC 资源互补，员工的选择权更多，我们也省去了很多解释、处理投诉的时间！而且合思商城对账单是按照成本中心自动拆分的，对账效率也有了一定提升！”还有员工称：“现在出差动力满满！节省下来的钱可以自己定外卖，下午茶；平时出行打车也可以使用，实打实的优惠呀！这个政策真的是太好了！”财务人员表示：“终于听不到员工跑来抱怨差标过低了！公司成本没有增加，而是用另一种方式让员工主动节约，非常高明的经营手段！”
如果您的企业也面临类似的差旅及费控难题，不妨选择合思，体验我们专业的数字化费用管理解决方案，开启降本增效之旅。现在，您可以免费试用我们的解决方案，亲身感受其带来的便利和价值。
